ACUERDO por el que se expiden los Lineamientos para la administración del Almacén General, inventarios, desincorporación, baja y destino final de bienes inventariables y de consumo de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDEN LOS LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL, INVENTARIOS, DESINCORPORACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES INVENTARIABLES Y DE CONSUMO DE LA SECRETARÍA DE CIENCIA, HUMANIDADES, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN.
ROSAURA RUIZ GUTIÉRREZ, Secretaria de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, con fundamento en los artículos 90 y 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 1, 2, fracción I, 26, fracción XV, 38 Bis de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Ley Orgánica), 1 y 2 del Reglamento Interior de la Secihti, 129 tercer párrafo, 132, tercer párrafo, 139, 140 y 141 de la Ley General de Bienes Nacionales (Ley de Bienes); y las Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Secihti emite los siguientes:
LOS LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL, INVENTARIOS,
DESINCORPORACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES INVENTARIABLES Y DE CONSUMO DE LA
SECRETARÍA DE CIENCIA, HUMANIDADES, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
1. Presentación
La Unidad de Administración y Finanzas, a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, ha elaborado los presentes "LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL, INVENTARIOS, DESINCORPORACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES INVENTARIABLES Y DE CONSUMO, DE LA SECRETARÍA DE CIENCIA, HUMANIDADES, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN" para el óptimo aprovechamiento de los bienes muebles al servicio de las Unidades Administrativas de esta Secretaría.
La Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes, adscrita a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, es el área encargada de administrar la recepción, registro, asignación, distribución, reasignación y rehabilitación de los bienes inventariables y de consumo de la Secretaría, así como de su desincorporación y destino final, por lo que debe contar con un marco normativo que regule las actividades relacionadas con la administración del Almacén General, los inventarios, la desincorporación, baja y destino final de los bienes inventariables y de consumo, así como la prestación de los servicios de apoyo administrativo necesarios para el ejercicio de las atribuciones a cargo de las Unidades Administrativas, dicho marco normativo contribuirá a dar absoluta transparencia de su quehacer institucional y a elevar la calidad del servicio público.
La integración de los bienes inventariables propiedad de la Secretaría, conforma el activo fijo institucional, su registro y control es una actividad de gran dinámica e importancia dado su volumen y valor, por tal motivo se debe conocer su distribución y asignación, la cual está amparada con un resguardo que garantiza y salvaguarda su cuidado y conservación.
2. Objetivos
2.1 General
Establecer las bases, criterios, directrices y plazos que regulen las actividades, tareas y los requisitos a observarse en la administración del Almacén General, los inventarios y la desincorporación de los bienes inventariables y de consumo propiedad de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, de conformidad con las facultades y funciones encomendadas a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes.
2.2 Específicos
2.2.1 Homologar los procedimientos de registro, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles.
2.2.2 Dar certeza en el manejo de bienes
2.2.3 Apegar los procesos a la normatividad vigente
2.2.4 Administrar los bienes del dominio público de la Federación en poder de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, bajo los criterios de simplificación y modernización.
2.2.5 Vigilar el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes muebles.
2.2.6 Agilizar los procesos de disposición final y baja de aquellos bienes muebles que por su estado ya no resulten útiles para los fines encomendados a esta Secretaría.
3. Marco Jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Reglamento Interior de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.
Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
DECRETO por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles.
Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Acuerdo por el que se emiten las principales reglas de registro y valoración del patrimonio (Elementos Generales).
Acuerdo por el que se emiten las reglas específicas del registro y valoración del patrimonio.
4. Glosario
Para los efectos de interpretación y aplicación de los presentes Lineamientos se entenderá por:
Acta administrativa: Documento mediante el cual se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una reunión de cualquier naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomadas. En términos generales, es un documento que acredita que se llevó a cabo un evento o suceso, que se transcribe a papel para su mejor constancia.
Acuerdo administrativo de desincorporación: documento a través del que la persona titular de la Secretaría desincorpora del régimen de dominio público de la Federación los bienes muebles propiedad de dicha Secretaría;
Acuerdo general de desincorporación: Documento mediante el cual la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación publica aquellos bienes muebles para su desincorporación, Destino Final y baja.
Afectación: La asignación de los bienes a un área, persona y/o servicios determinados
Alta de bienes: El registro de los bienes muebles en el Registro de Inventarios de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación por adquisición, donación, pago en especie, reconocimiento, permuta o cualquier otro origen.
Área solicitante: Todas aquellas áreas administrativas de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación que requieran bienes y servicios.
Avalúo: El resultado emitido por un valuador especializado en la materia de que se trate, del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es un dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de las características físicas, ubicación, uso, investigación y análisis del mercado.
Baja: La cancelación del registro de un bien mueble en el inventario de la SECIHTI, una vez consumada su disposición final o cuando el bien mueble se hubiere extraviado, robado o siniestrado.
Baja de bienes: La cancelación del registro de un bien en el inventario de la Secretaría.
Bases: Las Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Bienes: Los bienes muebles de la propiedad y que están al servicio o formen parte de los inventarios de la SECIHTI.
Bienes artísticos: Término genérico aplicable al objeto concebido y materializado con fines artísticos, estéticos y ornamentales que forma parte del acervo patrimonial de la de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación o que está bajo custodia de ésta.
Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la SECIHTI, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes extraviados: Son aquellos que se pierden por descuido o negligencia de los/las responsables de su custodia.
Bienes informáticos: Son los bienes instrumentales, todos aquellos equipos de cómputo, redes y comunicaciones administrados por la Dirección General de Desarrollo, Transferencia de Tecnología e Innovación.
· Bienes no útiles: aquellos que: Su obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio;
· Aún son funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;
· Aún son funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;
· Se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; Se han descompuesto y su reparación no resulta Son rentable;
· Son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y
· No son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas.
Bienes reaprovechables o reasignables: Los bienes que ya no son requeridos en las áreas de asignación, y que se encuentran en condiciones de uso para otras áreas del Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
CABM: Catálogo de Bienes Muebles.
Cédula de resguardo individual: Es el documento mediante el cual el resguardante se obliga al buen uso, cuidado y custodia de los bienes que se le sean asignados para el desarrollo de sus funciones y actividades institucionales.
Clasificador por objeto del gasto: Instrumento que permite registrar de manera ordenada, sistemática y homogénea las compras, los pagos y las erogaciones autorizados en capítulos, conceptos y partidas con base en la clasificación económica del gasto. Este clasificador permite formular y aprobar el proyecto de Presupuesto de Egresos desde la perspectiva económica y dar seguimiento a su ejercicio.
Comité: Comité de Bienes Muebles de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Comprobante fiscal digital por internet (CFDI): Documento digital, proporcionado en un archivo electrónico con formato "XML", que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles por el Servicio de Administración Tributaria y que garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Es el único comprobante con validez fiscal de conformidad con la legislación aplicable en la materia. El archivo XML se acompaña de una representación gráfica en formato "PDF", que únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal.
Dación en pago: Es el destino final que se da a los bienes producto del acuerdo de voluntades a través del cual un acreedor acepta recibir de su deudor la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, por pago, bienes que hayan dejado de ser útiles para el servicio y que por su uso, aprovechamiento o estado de conservación no sean ya adecuados o resulte inconveniente para la Secretaría.
Desechos: Son aquellos bienes que han perdido los atributos que los hacían utilizables en el servicio, desperdicios, restos y sobras de los mismos.
Desincorporación patrimonial: Separación de un bien del patrimonio de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
DGPyRF: Dirección General de Administración de Presupuesto y Recursos Financieros de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
DGRMySG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Dictamen de no utilidad: Documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no utilidad de los bienes y se determinan las razones específicas para llevar a cabo su desincorporación.
Disposición final: El acto mediante el cual se realiza la desincorporación patrimonial de los bienes, a través de: vender, donar, permutar, destruir u otorgar en dación en pago.
Donación: Contrato por el que una persona transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes.
DSGOyCB: Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes de la Secretaría de Ciencia,
Enajenación: La transmisión de la propiedad de un bien, ya sea por venta, donación, permuta y dación en pago de los bienes que resultan no útiles al servicio de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Incorporación: Inclusión de un bien en el inventario del patrimonio de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Indemnización: El derecho a percibir una cantidad en efectivo o la reparación o reposición del objeto siniestrado cuando se produzca un evento de riesgo que es objeto de cobertura de un contrato de seguro.
INDEP: Instituto para Devolver al Pueblo lo Robado.
Instrumento contractual: El contrato, pedido, orden de servicio, orden de compra o cualquier otro documento jurídico a través del cual la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, formaliza la adquisición o suministro de un bien o servicio.
Inventario: Relación y valoración (cantidad y precio) sistematizada de los bienes que se ubican física y documentalmente en la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación a una fecha determinada, que contiene su descripción y sus datos de identificación.
Ley de Bienes: Ley General de Bienes Nacionales.
Lista de valores mínimos: Relación de precios autorizados de los desechos de bienes que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal publicada en el Diario Oficial de la Federación.
OIC: Órgano Interno de Control Específico en la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación
Permuta: La transferencia de la propiedad de un bien a cambio de otro, de igual o mejores condiciones de conservación.
Procedimientos de venta: licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa.
Programa: El Programa Anual de Disposición Final de Bienes de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Reasignación: El movimiento interno de mobiliario y/o equipo que modifica al responsable de su custodia dentro de la misma área de adscripción que efectúan las Unidades Administrativas.
Registro: inscripción de los movimientos de alta o baja de bienes muebles que se efectúa en el Sistema de Activos (SAF) o en el Módulo de Bienes de Consumo Interno (MBCI) del Consejo Nacional.
Resguardatario: Persona servidora pública que tiene para su uso oficial, bienes propiedad de la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación y que están bajo su responsabilidad en tanto no los transfiera o los entregue al responsable de los recursos materiales.
Secihti: Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
Siniestro: Suceso imprevisto ocurrido a consecuencia de fenómenos naturales o no naturales que generan pérdidas materiales, que se encuentran amparadas por una póliza de seguro y que son motivo de indemnización.
Transferencia: acto a través del cual se cambia de adscripción o de Unidad Administrativa un bien.
UAF: Unidad de Administración y Finanzas de la Secihti.
UAJ: Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secihti.
Unidad Administrativa: Subsecretarías, Unidades, Secretaría Ejecutiva de la CIBIOGEM y el OIC de la Secihti.
Valor de adquisición: Comprende el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), la transportación, el almacenamiento y otros gastos directamente aplicables, incluyendo los importes derivados del impuesto al valor agregado (IVA) en aquellos casos que no sean acreditados.
Valor mínimo: valor general o específico que fije la Secretaría o para el cual ésta establezca una metodología que lo determine, o el obtenido a través de un avalúo.
Valor para venta: valor específico, asignado por el responsable de los recursos materiales, para instrumentar la venta de bienes, con base al valor mínimo.
Valuador: Instituciones de crédito u otros terceros capacitados, considerando dentro de estos últimos al Instituto de Administración de Avalúos de Bienes Nacionales, a los corredores públicos y a cualquier otra persona acreditada para ello.
5. Disposiciones
5.1 General
5.1.1 El contenido del presente instrumento normativo es de observancia general y obligatoria para las y los servidores adscritos a la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación.
5.1.2 La aplicación de las disposiciones de los presentes Lineamientos se hará de conformidad con los criterios y principios constitucionales de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, honradez y legales aplicables.
5.1.3 Todo aquello que no esté previsto en los presentes Lineamientos, será analizado por el Titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, quién dispondrá de las medidas y acciones pertinentes, siempre en apego las disposiciones jurídicas vigentes.
5.2 Específicas
5.2.1 Del Almacén General
5.2.1.1 La Jefatura de Departamento de Servicios Generales, es la responsable de administrar la recepción, registro, asignación, distribución y rehabilitación de los bienes inventariables y de consumo de la Secihti, así como de su desincorporación y destino final.
5.2.1.2 Los servidores públicos de las diferentes Unidades Administrativas que fungirán como Enlaces son los responsables de administrar y tramitar ante la DGRMySG la solicitud de bienes muebles y de consumo, así como los servicios relacionados con el Almacén General para el desempeño de las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa de su adscripción.
5.2.1.3 Los Enlaces deberán ser nombrados por las personas titulares de las Unidades Administrativas mediante escrito, y se hará de su conocimiento que son las y los servidores públicos responsables coadyuvar con la DSGOyCB, los levantamientos físicos del inventario en su área de adscripción, así como facilitar el acceso a las oficinas al personal de dicha Dirección, asimismo será su responsabilidad dar seguimiento a la firma de resguardos y comunicar de inmediato los cambios o movimientos de bienes o servidoras y servidores públicos adscritos a su Unidad Administrativa.
5.2.1.4 En la Secihti habrá un Almacén General para los bienes inventariables y artículos de consumo, en el que se deberán clasificar los espacios de acuerdo con el tipo de bien a resguardar y las secciones de acuerdo con la cantidad de bienes que se reciban, debiendo mantener actualizada la localización de los bienes, a fin de reducir el riesgo de nulo o lento movimiento.
5.2.1.5 Bajo ninguna circunstancia podrán ingresar, ni almacenarse bienes que sean ajenos o distintos a los permitidos por esta normativa, a fin de no afectar la funcionalidad y operación del Almacén General.
5.2.1.6 Con el propósito de evitar accidentes de trabajo que afecten la integridad de las y los servidores públicos que laboran en el Almacén General realizando actividades de recepción, almacenaje y suministro de bienes inventariables y de consumo, se deberán tomar todas las medidas de precaución que sean necesarias.
Por lo anterior, no podrán ingresar a las instalaciones del Almacén General, servidores públicos o prestadores de servicios sin previa autorización de la persona titular de la DSGOyCB.
5.2.1.7 Por ninguna causa se podrán almacenar artículos inflamables, explosivos u otros cuya naturaleza ponga en riesgo a las o los servidores públicos, bienes inventariables y de consumo que se ubican en el Almacén General, en el caso de que sean solicitados, será responsabilidad del área que los requirió su custodia inmediata.
5.2.1.8 La organización del almacén se dividirá en dos Áreas: administrativa y operativa:
a) El Área Administrativa será la responsable del control en la elaboración, procesamiento y distribución de la información referente a entradas, registro y salidas de bienes, así como vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).
b) El Área Operativa se responsabilizará de la recepción, almacenamiento, conservación y entrega de los materiales.
5.2.1.9 Sobre el almacenamiento temporal de las unidades administrativas:
a) No podrá haber almacenes adicionales en las Unidades Administrativas, solo se podrá habilitar de manera temporal espacios para resguardo temporal de bienes instrumentales, en razón de operatividad y ahorro.
b) Las Unidades Administrativas podrán disponer de un espacio para el resguardo temporal de bienes de consumo, siempre y cuando este almacenamiento no exceda de 30 días naturales y se registren los movimientos de entrada y salida de los mismos.
c) Todos los espacios habilitados como temporales de las Unidades Administrativa, deberán de ser informados y autorizados por DSGOyCB la Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes y en caso de omisiones se dar vista al Órgano Interno de Control para la determinación de las responsabilidades correspondiente.
d) En caso de que las Unidades Administrativas habiliten espacios de almacenamiento temporal, deberán de nombrar un responsable del mismo haciéndolo de conocimiento a la DSGOyCB.
e) Los controles de entrada y salidas de los espacios temporales de las Unidades Administrativas, se realizará mediante los procedimientos y formatos que determine la DSGOyCB e invariablemente serán registrados en el sistema electrónico de esta.
5.2.2 De los servicios del almacén
5.2.2.1 La DSGOyCB y sus áreas de apoyo, deberá colaborar con los bienes inventariables, de consumo y servicios de almacén, que le sean requeridos para la realización de eventos organizados por las Unidades Administrativas.
5.2.2.2 Es responsabilidad del Almacén General, recibir todos los bienes muebles nuevos, de reaprovechamiento, y los no útiles, con el fin de qué la DSGOyCB gestione su destino y distribución de los mismos.
5.2.2.3 El Almacén General, recibirá todos los bienes inventariables y de consumo que sean adquiridos por las diferentes Unidades Administrativas, para ello establecerá los criterios y procedimientos adecuados para la recepción de los mismos.
5.2.2.4 La recepción de los bienes, invariablemente se realizará de manera conjunta con el área requirente de los mismos.
5.2.2.5 La recepción de los bienes implicará necesariamente una verificación física y confronta documental de los bienes a recibir, verificando en su caso que estos cumplan con los requerimientos de calidad y técnicos establecidos en el contrato o pedido correspondiente. En su caso, El almacén general podrá rechazarlos si estos no cumplen con las condiciones contractuales establecidas.
5.2.2.6 En caso de rechazar bienes, el almacén general emitirá un reporte del motivo y razones por las cuales se decidió rechazar los bienes, e informará inmediatamente al área requirente.
5.2.2.7 En caso de qué al recibir el almacén general detecte faltantes, averías o incumplimiento de los plazos en la entrega, informará al área requirente, así como el área de adquisiciones a efecto de estar en posibilidad de realizar los trámites correspondientes para la devolución, ejecución de póliza de seguro fianza o aplicación de penalizaciones, según corresponda.
5.2.2.8 En caso de qué se reciban bienes excedentes, estos se recibirán y se establecerá por escrito la cantidad de bienes recibidos en exceso, separándolos de las existencias del almacén, hasta llevar a cabo las aclaraciones o devoluciones correspondientes.
5.2.2.9 En el caso de bienes muebles nuevos, el Almacén General solicitará al área de inventarios, la generación de los números de identificación y etiquetas, así como su registro en el Registro de Inventarios de la Secretaría.
5.2.2.10 Todo bien que se encuentre dentro del Almacén General, deberá estar debidamente registrado, y por ningún motivo se tendrán bienes en depósito, en resguardo o custodia que no estén adecuadamente documentados.
5.2.2.11 El Almacén General, no recibirá ninguna clase de documentos, expedientes o archivo para guarda o custodia, y el tratamiento de documentación de expedientes deberá sujetarse a lo dispuesto en la normatividad aplicable en la materia.
5.2.2.12 El Almacén General, resguardará los bienes muebles no útiles o los desechos, o papel de reciclaje, hasta concluir los procesos de disposición final y baja de los mismos, procurando evitar su almacenamiento por un periodo de seis meses, máximo un año.
5.2.2.13 La DSGOyCB, será la responsable de recibir todos los bienes inventariables y/o de consumo que sean donados o transferidos a la Secretaría.
5.2.2.14 La DSGOyCB, realizará lo conducente para almacenar el papel reciclado y que este sea donado para la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), Para ello integrará el expediente correspondiente con el fin de ser presentado ante el comité de bienes muebles de la Secretaría.
5.2.2.15 El Almacén General, gestionará el formato de "No existencia en el almacén general" con el fin de llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes y servicios de la Secretaría.
5.2.2.16 El formato de "No existencia en el almacén general" sólo será válido si éste contiene firma autógrafa del funcionario facultado, así como el sello del almacén general.
5.2.3 De la entrega, recepción, registro y salida de bienes inventariables y de consumo
5.2.3.1 Todo ingreso de bienes inventariables y de consumo a la Secretaría por medio de adquisición, donación o pago en especie, deberá hacerse a través de la DSGOyCB.
5.2.3.2 Los bienes con características y específicas técnicas especiales sólo serán recibidos en presencia y con la intervención, asesoramiento y validación de un representante del área solicitante.
a) Para efectos de un mejor control y una fácil localización, el Almacén se debe dividir en secciones, tomando en consideración el tipo de bienes, su volumen, facilidad de sustracción, cuidados para su manejo.
b) La organización del almacén dependerá de las características de los bienes e insumos que van a ser resguardados, por lo que se debe considerar: tamaño, peso, volumen y valor y periodicidad de consumo.
c) La estiba o acomodo de los bienes se realizará por secciones con el mayor cuidado, tomando en consideración que no sean estibados uno sobre otro en cantidades superiores a los establecidos por el fabricante, a fin de que los mismos no sufran de daño o deterioro.
En casos excepcionales y previa autorización del titular de la DSGOyCB, el área solicitante podrá recibir los bienes adquiridos por el la Secretaría en un sitio distinto al Almacén General, previa designación por escrito de la persona servidora pública responsable, queda prohibido realizar la distribución de los bienes, sin que éstos se encuentren debidamente incorporados al inventario institucional y etiquetados.
5.2.3.3 Para la recepción de bienes inventariables y de consumo en un sitio distinto al Almacén, el Enlace del área solicitante estará obligado a:
a) Recibir los bienes conforme al instrumento contractual que ampare la adquisición.
b) Remitir la documentación soporte a la DSGOyCB, en un plazo no mayor a los tres días hábiles siguientes de la fecha en que se realice la recepción física con visto bueno de recepción de los bienes y deberá notificar los datos de las y los servidores públicos responsables de resguardar los bienes inventariables, con el propósito de que se realice el registro de la entrada del bien al Almacén General, se genere el número de inventario, la impresión de las etiquetas y del resguardo para su identificación y asignación, y en el caso de bienes de consumo registre su entrada y salida.
En su caso, el Enlace informará con oportunidad los convenios modificatorios, acuerdos de adendum, penalizaciones, prórrogas o cancelaciones del instrumento contractual a la DSGOyCB.
c) Para llevar a cabo la recepción de bienes muebles en un sitio distinto del almacén intervendrá:
1. Un verificador designado por DSGOyCB.
2. Un representante de la Unidad Administrativa requirente de los bienes, quien fungirá como técnico especialista, constatando en dicha revisión que el bien cumpla con las características y especificaciones físicas, medidas, materiales.
Para que los bienes inventariables o de consumo sean recibidos, la factura o remisión deberá contener como mínimo: nombre del proveedor, la cantidad, la unidad de medida, marca, modelo, número de serie, las características específicas de acuerdo con el anexo técnico, el costo unitario, Impuesto al Valor Agregado y total, así como las condiciones de compra establecidas en el instrumento contractual, o bien, pago en especie.
En el caso de que, la entrega de los bienes se realice de manera parcial, se podrá realizar la entrega con una Nota de Remisión y entregar la factura cuando se realice la entrega total; ello siempre y cuando se encuentre establecido en las condiciones originales contractuales pactadas.
Cuando el proveedor cubra el total de los bienes inventariables solicitados, deberá entregar la Factura en copia en papel membretado por el proveedor, la cual incluirá los números de serie por cada uno de los bienes, según sea el caso.
En los casos en que los bienes, de fábrica no cuenten con número de serie, el proveedor deberá asentarlo en la Factura correspondiente.
En el caso de que los números de serie, por su cantidad o complejidad, no puedan ser detallados en la Factura en original, el detalle deberá presentarse anexo a ésta en papel membretado del proveedor, en el cual se hará referencia a su número, fecha y bienes entregados.
Las facturas y/o remisiones de los bienes inventariables o de consumo que se reciban en los Órganos Administrativos Desconcentrados, deberán estar firmadas por la persona titular de la Áreas administrativas y señalar nombre y fecha.
5.2.3.4 De los bienes inventariables o de consumo donados a la Secihti, su ingreso físico y su recepción podrá realizarse a través de la Unidad Administrativa que los ocupará, mediante el documento que ampare dicha donación.
El Enlace en las Unidades Administrativas, deberá cotejar los documentos que se presenten con las características físicas de los bienes donados. De encontrar diferencias, éstas se harán constar en el acta de recepción respectiva.
La DSGOyCB, deberá verificar que el donante haya entregado los documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes donados, y en su caso, los permisos que consientan su uso, conforme al contrato de donación formalizado y validado por la UAJ.
5.2.3.5 La DSGOyCB contará con un plazo de 30 días hábiles, para incluir en el inventario físico los bienes que la Secretaría adquiera, conforme a la Ley General de Contabilidad Gubernamental. De la misma forma, 30 días hábiles después dar de baja algún bien.
5.2.3.6 Las entradas al almacén se formalizarán a través del formato "Entrada de Almacén", una vez que se haya validado la recepción de bienes a entera satisfacción de la Secretaría.
5.2.3.7 El almacén general, deberá realizar el registro de todas las entradas y salidas, de manera documental y asentándolo en el sistema de inventario correspondiente.
5.2.3.8 Todos los formatos de entrada del almacén deberán de realizarse en orden cronológico especificando la descripción genérica del bien, descripción detallada del mismo, cantidad, unidad de medida, codificación y en su caso fecha de caducidad de los materiales recibidos.
5.2.3.9 En caso de tratarse de bienes instrumentales, deberá agregarse además de lo especificado en el numeral anterior, el número de inventario, marca, modelo, número de serie y cualquier otra característica que sea relevante o conveniente.
5.2.3.10 En total de las operaciones de entradas, salidas, devoluciones y bajas en el almacén general, deberán registrarse en el momento en que se lleven a cabo y contar con documentación soporte correspondiente.
5.2.3.11 Adicionalmente todas las entradas en el almacén general deberán de ser soportadas con copia del pedido o contrato o en su caso copia de la factura o remisión correspondiente.
5.2.3.12 El almacén general será responsable de generar un expediente con números consecutivos para la integración de documentación comprobatoria de todos los bienes recibidos. Así también, deberá contar con un expediente adicional con números consecutivos de la salida del mismo.
5.2.3.13 La DSGOyCB deberá emitir en un tanto el formato de Entrada de Almacén, correspondiente a la adquisición de bienes, como constancia de la recepción de los mismos en el Almacén General.
5.2.3.14 La DSGOyCB podrá autorizar la cancelación, modificación o sustitución de los formatos de Entrada de Almacén, siempre y cuando sea justificado documentalmente.
5.2.3.15 La DSGOyCB enviará un formato de Entrada de Almacén original a la Unidad Administrativa competente para el trámite de pago, el registro y seguimiento, según sea el caso, en un plazo no mayor a tres días hábiles conforme a lo siguiente:
1. La El formato de Entrada de Almacén correspondiente a la adquisición de bienes mediante pedidos y de órdenes de compra se entregará a la Jefatura de Servicios Generales.
2. El formato de Entrada de Almacén correspondiente a la adquisición de bienes mediante contratos se entregará al área solicitante.
3. El formato de Entrada a Almacén correspondiente a indemnizaciones o pagos en especie por siniestro, robo y extravío se entregará a la DGAPyRF.
5.2.3.16 La DSGOyCB, entregará los bienes inventariables con el resguardo correspondiente, directamente en la Unidad Administrativa solicitante.
En el caso de bienes de consumo, las Unidades Administrativas acudirán de acuerdo al calendario establecido al Almacén General. Únicamente en circunstancias extraordinarias se efectuarán entregas fuera de las fechas programadas en el calendario.
5.2.3.17 La DGRMSyOP a través de la Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes, será el área responsable de administrar los bienes de consumo que adquiera la Secretaría.
5.2.3.18 El suministro y entrega de los bienes de consumo lo realizará personal adscrito a la Jefatura de Servicios Generales, en el Almacén General al personal que sea designado por las personas titulares de las Unidades Administrativas.
5.2.3.19 La entrega de los bienes de consumo que se encuentran en existencia en el Almacén General se hará físicamente a los Enlaces o a la persona que la persona Titular de la Unidad Administrativa designe, a través del formato "Salida de Almacén ". La Salida de Almacén deberá contar con nombre, fecha y firma de quien reciba los bienes.
Los bienes de consumo solicitados de los cuales se tenga existencia y se suministren no podrán ser devueltos al Almacén General, salvo que el Enlace efectúe un comunicado indicando el motivo por el cual no se reciben en el área solicitante. La entrega se efectuará únicamente mediante la firma del formato "Salida de Almacén" que contiene los artículos que se están entregando.
5.2.3.20 En caso de bienes asegurados, la DSGOyCB solicitará al área correspondiente, copia de la documentación soporte que acredite el procedimiento de reclamación a la Compañía Aseguradora, desde que se inició hasta la indemnización de un bien siniestrado para su baja en el inventario.
5.2.3.21 Cuando se realice la transición de una administración a otra, los bienes que no se encuentren inventariados o estén en proceso de registro y hubieren sido recibidos o adquiridos durante el encargo de su administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de un acta de entrega y recepción.
5.2.3.22 Los bienes deberán ser registrados en el sistema de información de inventarios que se determine.
5.2.3.23 El almacén General deberá de realizar de manera trimestral un inventario de los bienes bajo su resguardo y presentar un informe de conciliación del mismo ante la DSGOyCB.
5.2.3.24 En aquellos casos en que no se conozca el valor de adquisición de algún bien para fines de registro, éste se determinará por la DSGOyCB considerando el valor de otros bienes con características similares, o bien, a través del mecanismo que se juzgue adecuado al efecto, del cual deberá dejarse constancia y someterse a consideración del Comité de Bienes Muebles.
5.2.3.25 El valor que se determine de conformidad con los supuestos establecidos estos Lineamientos, se le comunicará a la DGAPyRF, para los registros contables que procedan.
5.2.3.26 La afectación de los bienes deberá determinarse atendiendo a las necesidades reales para la prestación del servicio de que se trate, y se controlará a través de un sistema de información para la administración de inventarios, mediante el registro respectivo, el que indicará el área y/o servicio de asignación del bien con el mayor grado de precisión posible, tanto en el pedido para su adquisición, como en la Salida del Almacén. Los bienes deberán utilizarse exclusivamente para el servicio al que estén destinados.
5.2.3.27 La DGRHyO deberá informar quincenalmente por correo electrónico a la DGRMSyOP por conducto de la DSGOyCB las altas, bajas y cambios de adscripción del personal, con el objeto de que se cotejen las actualizaciones y cancelaciones de resguardos correspondientes, mediante levantamientos físicos de inventarios.
5.2.3.28 Las y los servidores públicos deberán informar por escrito, a DSGOyCB a través del Enlace de la Unidad Administrativa de su adscripción cualquier cambio de ubicación de los bienes inventariables propiedad de la Secretaría bajo su resguardo, asimismo de conformidad con la normativa aplicable, deberá gestionar la autorización para su ingreso o salida de las instalaciones de la Secretaría ante la instancia competente.
5.2.3.29 Las personas públicas autorizadas para solicitar bienes al Almacén General son las siguientes:
a. Titulares de las Unidades Administrativas.
b. Personas servidoras públicas designadas por las y los titulares de las Unidades Administrativas.
5.2.3.30 En el caso de bienes de consumo, estos pueden ser solicitados por las personas enlaces en cada Unidad Administrativa, que hayan sido designadas por las y los titulares de las mismas.
5.2.3.31 Las personas titulares de cada Unidad Administrativa deberán informar el cambio de los enlaces administrativos, o en su caso la designación de sustitución por alguna licencia mayor a 30 días, cambio descripción o cualquier incidencia temporal.
5.2.4 De los indicadores de control de almacén
5.2.4.1 El almacén general, generará los siguientes indicadores con el fin de establecer estrategias que permitan la optimización y ahorro y la administración de los bienes de la Secihti, éstos son los siguientes:
a) Bienes de lento o nulo movimiento.
b) Rotación de inventarios.
c) Determinación óptima de existencias por producto.
5.2.4.2 La determinación de bienes de lento o nulo movimiento se realizará cada seis meses y una vez determinados se dará conocer a las unidades administrativas requirentes o depositantes de estos, las cantidades existentes con la finalidad de promover su consumo o afectación.
5.2.4.3 Las Unidades Administrativas requirentes de los bienes referidos en el numeral anterior, tendrán un periodo de por lo menos 30 días naturales y máximo seis meses para retirar las existencias en el almacén.
5.2.4.4 Una vez transcurrido los plazos señalados en el numeral anterior, en caso de no tener respuesta favorable en forma total o parcial, se solicitará al área requirente que emita su ratificación para determinar la disposición final de los bienes.
5.2.4.5 El almacén general, determinará de manera mensual los bienes que vayan a caducar dentro de los próximos tres meses e informará al área requirente de estos plazos para el consumo total de los mismos.
5.2.4.6 El almacén general determinará cada seis meses el indicador de rotación de inventarios a través de dividir el total de salidas de unidades de cada producto bien entre el inventario inicial más las entradas.
5.2.4.6 Se considera que hay un óptimo aprovechamiento de los bienes de consumo o inventariables cuando el indicador se encuentre entre 0.95 y 1, cuando se encuentre entre 0.85 y 0.94, será satisfactorio e inferiores 0.84 será deficiente o de lenta rotación.
5.2.4.7 Para determinar la óptima existencia de bienes de consumo se verificará el comportamiento histórico de los movimientos de los materiales que se soliciten por las Unidades Administrativas durante los doce meses inmediatos anteriores, con lo cual se determinarán los máximos (doce meses) y mínimos (un mes y medio) de bienes a adquirir, por lo que esta actividad corresponderá a la Jefatura de Servicios Generales. La existencia mínima establecida deberá permitir asegurar la continuidad de las operaciones y la existencia máxima deberá permitir cubrir la necesidad del ejercicio corriente e incluso necesidades eventuales.
5.2.5 De la asignación y cédula de resguardo individual
5.2.5.1 Para la asignación de los bienes inventariables, la DSGOyCB, deberá elaborar la etiqueta con el número de inventario y el resguardo que acredite la guarda y custodia del bien por parte de la persona servidora pública, quien deberá firmarlo y conservar una copia.
5.2.5.2 Las etiquetas deberán contener impresas como información mínima, los siguientes elementos: logotipo de la Secihti, número de inventario integrado por los dígitos del ramo presupuestal, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CABM, el progresivo que determine la propia Secretaría y código de barras.
Para la colocación de las etiquetas en los bienes, se deberán considerar los criterios siguientes:
a) Serán colocadas en el anverso del bien y en aquellos bienes que por sus características no sea posible, deberán colocarse una en un lugar visible y de fácil acceso.
b) No se deberán colocar en los bienes etiquetas que se encuentren en mal estado, dañadas, borrosas, cuando éstas hayan sido desprendidas de algún otro activo, las etiquetas en tal caso deberán ser sustituidas.
c) Cuando la etiqueta no pueda ser pegada en los activos debido al material del cual están hechos, se deberá buscar el mejor lugar para que sea adherida perfectamente, una en un lugar visible y otra en un lugar que el usuario del bien no pueda manipular.
5.2.5.3 Para asignar o reasignar bienes inventariables a las y los servidores públicos de la Secihti, la DSGOyCB, deberá recibir una solicitud por parte del Enlace, que deberá contener, la descripción del bien que se requiere, nombre y número de empleado de la persona servidora pública quien será responsable de su guarda y custodia y la justificación de dicha solicitud.
5.2.5.4 Las solicitudes de bienes inventariables, deberán remitirse a la DSGOyCB a través de correo institucional o mediante oficio firmado por el Enlace, serán analizadas y de acuerdo a la naturaleza del bien para su asignación, será necesaria la autorización de la DGRMSyOP.
5.2.5.5 Una vez recibidos los bienes en el Almacén General la persona responsable de su guarda y custodia será de acuerdo a la naturaleza de los bienes, la persona titular de la DSGOyCB, hasta en tanto sea designado a un resguardante.
5.2.5.6 Los bienes inventariables tangibles e intangibles, serán objeto de resguardo y formarán parte de un resguardo global de cada persona servidora pública que tenga plaza presupuestal.
5.2.5.7 Las y los servidores públicos resguardantes de bienes inventariables serán los responsables de su buen uso, guarda y custodia. En consecuencia, adquieren la obligación de devolverlos en buen estado al término de su empleo, cargo, comisión, cambio de adscripción o algún caso análogo.
5.2.5.8 Las y los servidores públicos únicamente podrán efectuar movimientos de bienes en presencia del personal de la DSGOyCB y con previo aviso mediante un oficio a dicha Dirección para que se lleve a cabo la actualización del resguardo respectivo.
5.2.5.9 Es obligación de las y los servidores públicos firmar en dos tantos, conservando una copia del formato denominado "Cédula de resguardo individual" el cual contiene la descripción general y características pormenorizadas de los bienes que le fueron asignados para su guarda y custodia.
La firma del resguardo invariablemente se deberá llevar a cabo a más tardar dentro de las 48 horas siguientes a la entrega de los bienes que les sean asignados a la persona servidora pública.
5.2.5.10 Cuando existan inconsistencias en el resguardo sobre la descripción general y características de los bienes y datos asentados, el o la servidora pública deberá comunicar por escrito las correcciones u observaciones a la DSGOyCB, para que de ser procedentes se efectúen los cambios necesarios y se emitan el resguardo para firma en los términos señalados en el numeral anterior. De no estar de acuerdo con el resguardo deberá plantearlo a la persona titular de la DGRMSyOP para la toma de decisiones que corresponda.
5.2.5.11 Los bienes que se provean a las personas contratadas por honorarios o que tengan relación con la Secretaría sin ser empleado de éste, no podrán ser objeto de resguardo, estos bienes deberán aparecer en el resguardo de la persona servidora pública al que esté apoyando, quien deberá tener plaza presupuestal.
5.2.5.12 Hasta en tanto se actualiza el resguardo global de bienes de la persona servidora pública, todos aquellos documentos que se generen para soportar una recepción y/o entrega de bienes inventariables se considerarán como válidos y serán comprobatorios para determinar la posesión y custodia de bienes.
5.2.5.13 Cuando al momento de la entrega o del levantamiento físico del inventario y por cualquier motivo ajeno a la DSGOyCB, ésta no pueda obtener la firma de la persona servidora pública en los resguardos, éstos se dejarán en poder del Enlace para que en un plazo no mayor a 3 días hábiles remita un original firmado a la Dirección.
En caso de que, la Cédula de resguardo individual no sea remitida por el Enlace dentro del plazo establecido a la DSGOyCB, este deberá informar por escrito los motivos por los cuales no fue posible obtener la firma, por lo que una vez transcurrido los 3 días hábiles se darán por válidos y aceptados por la persona servidora pública los bienes descritos en el resguardo.
5.2.5.14 Los bienes inventariables que se encuentran adheridos a un inmueble, que hayan sido adquiridos dentro del capítulo 6000, no serán objeto de resguardo, sin embargo, se harán constar en una relación de inventario específica que administrará el responsable inmobiliario de la Secretaría.
5.2.5.15 Los bienes inventariables que se localicen en áreas comunes, en las cuales no exista un responsable directo de su guarda y custodia, estarán bajo resguardo del titular del área que administre directamente el contrato de mantenimiento respectivo o de quien el mismo designe.
Cuando los bienes inventariables se ubiquen en las diferentes salas de juntas de la Secretaría de la persona servidora pública adscrito a la Unidad Administrativa que, en el ámbito de sus competencias, utiliza los bienes para el desempeño de sus funciones.
5.2.5.16 Los bienes inventariables asignados por áreas técnica como pueden ser equipos de cómputo, celulares, vehículos, entre otros, serán controlados mediante los documentos que emiten dichas áreas como comprobante de asignación y resguardo, los cuales se consideran parte integrante de los resguardos que emite la DSGOyCB.
Para control de los bienes inventariables, las áreas técnicas están obligadas a informar mensualmente, a la DSGOyCB, las asignaciones de bienes a servidoras y servidores públicos que lleven a cabo.
5.2.5.17 En caso de extravió, la persona resguardante, será el responsable de reponer en especie el bien, según lo establezca la DGRMySG.
5.2.5.18 En caso de robo, extravío o siniestro de bienes inventariables, será responsabilidad de las personas servidoras públicas reportarlo, tan pronto acontezcan, al enlace, quien deberá notificar a las instancias correspondientes para integrar la documentación necesaria, a fin de que notificar a la aseguradora dicho siniestro para su reclamación, de conformidad con las condiciones propias del contrato de seguro específico.
Asimismo, la persona servidora pública, deberá notificarlo a la DSGOyCB para su seguimiento.
5.2.5.19 Las y los servidores públicos resguardantes de los bienes inventariables propiedad de la Secretaría deberán reunir la documentación solicitada conforme a las disposiciones aplicables para sustentar la reclamación formulada en caso de la ocurrencia de un siniestro ante la Compañía Aseguradora, y hacerlo del conocimiento de la DSGOyCB en un plazo no mayor a tres días hábiles.
La documentación que la persona servidora pública deberá proporcionar al área encargada del trámite de reclamación a la Compañía Aseguradora, será:
a) El Acta Administrativa; cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado dentro de las instalaciones de la Secretaría, el resguardante del mismo deberá realizar en presencia del OIC un acta administrativa en la que haga constar los hechos.
b) En su caso, el Acta que se interponga ante el Ministerio Público Federal; cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado fuera de las instalaciones, deberá acudir a la Agencia del Ministerio Público Federal que corresponda a denunciar el hecho para que inicie la averiguación previa derivada del extravío, robo o siniestro de la bien propiedad de la Secihti, solicitando el original o copia certificada de ese trámite.
La persona servidora público a resguardante del bien, deberá cerciorar de que en el Acta que le proporcione el Ministerio Público Federal especifique los datos de identificación del bien tales como descripción, marca, modelo, serie, número de inventario información que debe cotejarse con la documentación soporte que obre en poder de la persona servidora pública afectada.
En caso de vehículos el apoderado legal o la persona que esté debidamente facultada para ello, deberá acudir a la Agencia del Ministerio Público Federal donde se realizó la denuncia; con la finalidad de acreditar la propiedad del vehículo, y deberá verificar que el acta contenga los siguientes datos: descripción, marca, modelo, serie, motor y placas, exhibiendo el original y copia simple de la factura, solicitando copia certificada de este trámite.
c) Copia de la factura que acredita la propiedad del bien. La copia de la factura deberá ser solicitada por escrito a la DGAPyRF.
d) El resguardo debidamente firmado.
5.2.5.20 El área responsable de seguros deberá notificar mensualmente por escrito a la DSGOyCB por conducto de la DGRMSyOP todos los siniestros que de los cuales tenga conocimiento, asimismo iniciará y dará seguimiento al procedimiento de reclamación con la Compañía Aseguradora y una vez concluido el procedimiento remitirá copia del expediente completo a la DSGOyCB.
De la misma forma, deberá informar a la DSGOyCB a través de la DGRMSyOP cuando en caso de ser procedente el pago de un deducible, este cargo se haya aplicado a la persona resguardante del bien.
En caso de que, por alguna razón justificada no procediera el pago por parte de la Compañía Aseguradora, la persona resguardante será responsable, en términos de lo dispuesto en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, de su reposición en especie, con un bien de características similares o superiores, debidamente dictaminado por el área técnica correspondiente, o efectuar el pago al valor de reposición, tomando como referencia al menos 2 cotizaciones de bienes similares en el mercado, según lo acredite la DSGOyCB, con la validación de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones. En caso de no contar con los documentos señalados se pondrá a consideración del Comité de Bienes Muebles, para la resolución correspondiente.
5.2.5.21 La UAI, deberá asistir a las Unidades Administrativas usuarias de los bienes siniestrados coadyuvando a la realización de los trámites legales que procedan, en caso de ocurrir un siniestro o ilícito, desde su inicio y hasta su resolución final y en su caso, formular las denuncias y/o querellas que resulten necesarias en defensa de los intereses patrimoniales de la Secihti.
5.2.5.22 Se dará la baja el bien en el sistema, solamente si se cuenta con el documento oficial que acredite que la Compañía Aseguradora realizó la indemnización de los bienes a la Secihti.
En caso de que, por alguna razón justificada la Compañía Aseguradora no indemnice los bienes, solamente se darán de baja los bienes cuando se cuente con el documento oficial comprobatorio del pago o reposición de los bienes por parte de la persona servidora pública resguardante.
5.2.5.23 En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera la transmisión de dominio a favor de las Compañías Aseguradoras, se procederá previamente a su desincorporación, para tal efecto el área responsable de seguros, deberá notificarlo a la DSGOyCB por conducto de la DGRMSyOP, con anticipación al acto de transmisión.
5.2.5.24 Los servidores públicos que, por cambio de adscripción o puesto, requieran efectuar la transferencia de mobiliario y/o equipo dentro de su misma Unidad Administrativa a otra persona, deberán notificarlo a través del Enlace a la SGOyCB, para la reasignación de bienes inventariables, la cancelación del resguardo correspondiente y la actualización del inventario.
5.2.5.25 Los servidores públicos que, por cambio de adscripción o puesto, requieran efectuar la transferencia de mobiliario y/o equipo dentro de su misma.
5.2.5.26 Los servidores públicos que, por cambio de adscripción o puesto, requieran efectuar el traspaso de mobiliario y/o equipo de una Unidad Administrativa a otra, deberán notificarlo a través del Enlace, a la DSGOyCB, para actualizar el inventario y el resguardo correspondiente con los movimientos de bienes y cambios de ubicaciones.
5.2.5.27 Es responsabilidad de la Jefatura de Departamento de Logística y Transporte mantener informada a la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento de los movimientos de bienes inventariables que realice en el Almacén General, para la actualización de los resguardos correspondientes.
5.2.6 De la cancelación de resguardos y las constancias de no adeudo
5.2.6.1 La DSGOyCB deberá validar con la firma de la liberación de la "Constancia de No Adeudo" que la persona servidora pública que causó baja, no cuenta con adeudos de bienes inventariables propiedad de la Secihti.
5.2.6.2 Para llevar a cabo la cancelación de un resguardo, el Enlace deberá informar el nombre, cargo y adscripción de la persona servidora pública que será responsable de la guarda y custodia de los bienes que deja la persona servidora pública.
5.2.6.3 En caso de que se identifiquen bienes inventariables faltantes o no localizados bajo resguardo de la persona servidora pública la DSGOyCB realizará las gestiones necesarias para la reposición en especie con un bien de características similares o superiores, debidamente dictaminado por el área técnica correspondiente.
5.2.6.4 Una vez realizada la reposición la DSGOyCB a través de la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento, cancelará el resguardo de la persona servidora pública, y se procederá a firmar la liberación de la Constancia de No Adeudo respectiva.
5.2.6.5 Para contar con mayor certidumbre la DSGOyCB deberá contar con el formato de la "Constancia de No Adeudo" validado por la Jefatura de Departamento de Logística y Transporte, quien será responsable de verificar que:
a) La Cédula de resguardo individual que obra en el expediente de la persona servidora pública que causó baja está firmado o en su caso el Enlace de la Unidad Administrativa de su adscripción informó por escrito los motivos por los cuales no fue posible obtener la firma de la persona servidora pública.
b) Se efectuó el levantamiento físico del inventario para la cancelación del resguardo a la fecha de baja de la o el servidor público.
c) Los bienes inventariables descritos en el resguardo cancelado fueron reasignados y resguardados por otra servidora o persona servidora pública en activo.
d) En caso de que, el Enlace no informe el nombre, cargo y número de empleado de la persona servidora pública que resguardará los bienes inventariables del personal que cause baja, le serán asignados en tanto se determine la persona a quien se le asignarán y que será responsable de su guarda y custodia.
Para la obtención de la firma en las constancias de no adeudo a favor de los servidores públicos que dejen de prestar sus servicios a la Secihti, se deberá de seguir el procedimiento que se indica a continuación:
a) La Jefatura de Departamento de Logística y Transporte de la DGRMSyOP verificará en el Registro de Inventarios, los registros de la persona servidora pública para corroborar que ya no tiene bienes muebles bajo su resguardo.
b) De no existir diferencias se procede a la firma de la "Constancia de no Adeudo" y se entrega al interesado o en su caso al Enlace; en caso de existir faltantes se notifica al solicitante, anexando una relación de los bienes que aún tienen asignados, para que informe a quien corresponda y se realicen las acciones pertinentes. Una vez subsanado lo anterior, se autorizará la firma en la "Constancia de no Adeudo".
c) Deberá siempre existir un responsable de los bienes que supla a la persona que causa baja. Estos deberán ser reasignados a su jefe inmediato o a la persona que este designe para el resguardo.
5.2.7 De las y los servidores públicos y enlaces administrativos
5.2.7.1 En aquellos casos en que los servidores públicos tengan algún requerimiento relacionado con bienes inventariables, de consumo y servicios de almacén, el mismo deberá formularse a la DSGOyCB a través de los Enlaces de su área de adscripción.
5.2.7.2 Las y los servidores públicos que tengan asignados bienes inventariables, serán responsables de su custodia, cuidado, conservación y buen uso.
5.2.7.3 Las y los resguardantes deberán abstenerse de incorporar cualquier tipo de aditamento o accesorio adicional, así como realizar modificación alguna en los bienes inventariables.
5.2.7.4 En caso de negligencia, descuido, uso indebido de los bienes inventariables y de consumo duradero, los servidores públicos resguardantes resarcirán los daños, desperfectos o descomposturas que sufra el bien, con excepción de los daños que se originen por el desgaste del propio del bien.
5.2.8 De la verificación y levantamiento físico de inventario de bienes inventariables y de consumo.
5.2.8.1 La DSGOyCB deberá llevar a cabo inventarios físicos anuales de los bienes inventariables y de consumo.
5.2.8.2 El resultado de la verificación física de los bienes inventariables y de consumo deberá cotejarse contra los registros de los mismos en el sistema de información para la administración de los inventarios, lo que, en su caso permitirá actualizar los resguardos globales de las y los servidores públicos, así como el inventario global de las Unidades Administrativas.
5.2.8.3 Los servidores públicos, deberán notificar al personal de la DSGOyCB que realice el levantamiento físico de inventario aquellos bienes que sean de su propiedad, para que no sean inventariados ni verificados.
Si como consecuencia de los inventarios y verificaciones físicas de bienes inventariables que lleven a cabo en el ámbito de su competencia, la DSGOyCB, se determinan bienes no localizados o faltantes, la persona servidora pública que los tenga bajo su resguardo deberá localizarlos y entregarlos en buen estado a la DSGOyCB, de lo contrario, será responsable, en términos de lo dispuesto en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, de su reposición en especie con un bien de características similares o superiores, debidamente dictaminado por el área técnica correspondiente, o efectuar el pago al valor de reposición, tomando como referencia al menos dos cotizaciones de bienes similares en el mercado, según lo acredite la DSGOyCB, con la validación del Comité de Bienes Muebles.
Cuando los bienes no sean localizados como resultado de la realización de inventarios, se llevarán a cabo las investigaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se efectuarán los trámites legales correspondientes, se procederá a la baja de los mismos y se realizarán los procedimientos administrativos correspondientes, notificándose al OIC.
Lo anterior, de conformidad a las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio, emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), como el órgano de coordinación para la armonización contable.
5.2.8.4 Si como resultado del levantamiento del inventario físico de bienes muebles instrumentales se encuentra la existencia de bienes no registrados en el inventario, el Administrador de la Unidad Administrativa deberá iniciar el procedimiento para las investigaciones pertinentes a fin de armonizar el Registro de Inventarios y el sistema contable de la Dependencia.
5.2.8.5 La DSGOyCB, será la encargada de verificar y valorar los bienes inventariables y de consumo que pueden ser considerados para baja por obsolescencia o nulo movimiento, y en su caso de tomar acciones para prever la rotación de los inventarios.
5.2.8.6 Los bienes que no sean de utilidad para las Unidades Administrativas podrán ser retirados, cuando así lo solicite por escrito el Enlace, los bienes deberán contar previamente con el diagnóstico o evaluación emitida por la Unidad Administrativa técnica o especializada en el bien, como es en el caso de bienes informáticos.
5.2.9 De la conciliación de los inventarios
5.2.9.1 La DSGOyCB, deberá realizar el último día hábil de cada mes los cortes de entradas y salidas de almacén con saldos acumulados, para realizar las conciliaciones de movimientos mensuales con la Dirección General de Administración de Presupuesto y Recursos Financieros.
5.2.9.2 La DSGOyCB será responsable de investigar e integrar la documentación soporte que acrediten las aclaraciones por diferencias de inventarios.
5.2.9.3 La DGAPyRF, informará a la DSGOyCB las diferencias detectadas en los registros contables para su aclaración.
5.2.10 De la desincorporación, baja y destino final de bienes inventariables y de consumo
5.2.10.1 Será facultad del Comité de Bienes Muebles, opinar sobre la pertinencia de la donación de bienes muebles para desincorporarlos a favor de asociaciones o instituciones de asistencia, de beneficencia, educativas y culturales, o de quienes atiendan la prestación de cualquier servicio de carácter social; o bien, a beneficiarias de algún servicio público asistencial, legalmente constituidas, o a instituciones públicas.
5.2.10.2 El Comité estará facultado para conocer sobre las bajas de bienes muebles, derivado de las reclasificaciones del activo fijo al gasto del ejercicio, con base en las reglas que al efecto emita el Consejo Nacional de Armonización Contable, como el órgano de coordinación para la armonización.
5.2.10.3 Será responsabilidad de la DSGOyCB integrar un expediente de la Solicitud de Baja de Bienes con número de folio para soportar la propuesta de desincorporación del bien o los bienes muebles a la instancia competente, que por lo menos contenga la siguiente documentación:
a) Solicitud de Baja de Bienes con fecha y número de folio,
b) Dictamen técnico emitido por la DSGOyCB
c) Dictamen de no utilidad emitido por la DSGOyCB,
d) En su caso, avalúo emitido por una institución autorizada,
e) Documentación soporte que acredite el valor de los bienes, de conformidad a la normativa aplicable,
f) Reporte fotográfico, integrado por aquellos bienes más representativos, y
g) Reporte Contable de los bienes a desincorporar, el cual debe contener, el costo de adquisición o monto original de la inversión, la depreciación acumulada y el saldo por redimir a la fecha de baja, por cada uno de los bienes de los cuales se propone la desincorporación.
5.2.10.3 Las donaciones deberán formalizarse mediante la celebración de un instrumento jurídico (convenio, contrato, entre otros) respectivo, que será revisado por la Unidad de Asuntos Jurídicos
5.2.10.4 La DSGOyCB deberá establecer las medidas necesarias para evitar la acumulación de bienes y materiales no útiles, así como desechos de los mismos, por lo menos una vez al año deberá realizar una depuración del Almacén General.
5.2.10.5 La Secihti procederá a la enajenación o destrucción de sus bienes, sólo cuando hayan dejado de serle útiles para el servicio para el que fueron adquiridos o destinados. El retiro de desperdicios o desechos de las instalaciones de la Secihti se efectuará de conformidad con lo establecido en el Acuerdo General de Desincorporación.
5.2.10.6 Para proceder a la baja de bienes muebles en el sistema de información para la administración de los inventarios, la DSGOyCB deberá contar con el documento que acredite que la Compañía Aseguradora otorgó la indemnización o repuso en especie el bien siniestrado.
5.2.10.7 Será responsabilidad de la DSGOyCB sustanciar los procedimientos de enajenación mediante Adjudicación Directa; Licitación Pública o Invitación a cuando menos tres personas.
5.2.10.8 Tratándose de enajenaciones mediante Licitación Pública e Invitación a cuando menos tres personas, la DSGOyCB deberá elaborar y difundir previa autorización del Comité, la convocatoria y bases correspondientes.
5.2.10.9 La DSGOyCB, será la responsable de emitir el Dictamen de No Utilidad de los bienes, con base en los dictámenes técnicos elaborados por las áreas técnicas o especializadas
5.2.11 Del Sistema de información para la administración de inventarios y los catálogos
5.2.11.1 La administración de los inventarios de bienes inventariables y de las existencias de los bienes de consumo, se llevará a través de un sistema de información, con su base documental, cuyos registros y números deberán coincidir con los que aparezcan impresos en las etiquetas de los bienes inventariados.
5.2.11.2 El Sistema de información para la administración de los inventarios se deberá realizar el registro de todos los movimientos tanto de entradas como de salidas de bienes inventariables y de consumo.
5.2.11.3 Para el registro de los bienes inventariables y de consumo en el sistema de información para la administración de inventarios, la DSGOyCB deberá disponer del Clasificador por Objeto del Gasto de la Secihti, listas de cuentas, así como catálogos actualizados, de bienes o instrumentos similares, de personal y de ubicaciones que permitan su interrelación automática.
5.2.11.4 Para el registro y control de los bienes inventariables, la DSGOyCB podrá utilizar medios electrónicos como complemento del sistema de información que administre.
5.2.11.5 Para efectos del registro contable de la baja de los bienes muebles desincorporados, se remitirá a la DGAPyRF, copia certificada de la autorización emitida por la instancia competente, así como el acta de baja correspondiente.
5.2.11.6 Todos los bienes muebles instrumentales que adquiera la Secihti, deberán ser dados de Alta en el Registro de Inventarios por la DSGOyCB.
5.2.11.7 Los Enlaces serán los responsables de mantener actualizados los resguardos individuales de los bienes instrumentales asignados al personal de la Unidad Administrativa, a través de la elaboración de los Avisos de Movimiento.
5.2.11 De la información, transparencia y rendición de cuentas
5.2.11.1 La información que se genere durante la recepción, registro, asignación, distribución y rehabilitación de los bienes inventariables y de consumo de la Secihti, así como de su desincorporación y destino final deberá procesarse de forma oportuna y confiable para efectos de presupuesto, registro contable, requerimientos de instancias fiscalizadoras y para el archivo interno.
5.2.11.2 Todas las operaciones de entradas, salidas, traspaso, devolución, traslado, resguardo y bajas de bienes inventariables y de consumo deberán registrarse en el momento que se lleven a cabo y contar con la información soporte correspondiente.
5.2.11.3 La Dirección de Servicios Generales, Obras y Control de Bienes, deberá informar permanentemente a la Dirección General de Recursos Materiales, Servicios y Obra Pública, respecto del funcionamiento de las áreas a su cargo y del desahogo de los asuntos de su competencia.
5.2.12 Para entrega bienes en donación
5.2.12.1 La Unidad Administrativa que tiene bajo su resguardo los bienes propuestos para donación deberá remitir al Área de Recursos Materiales, Servicios y Obra Pública para la debida integración del expediente, los documentos que se indican a continuación:
a) Solicitud de donación de bienes muebles emitida por el sujeto moral (beneficiario) dirigido al Titular de Administración y Finanzas. En lo aplicable, se deberá adjuntar la documentación que se indica a continuación:
1. Constancias que acrediten la procedencia e idoneidad de los solicitantes para ser beneficiarios en los términos de los diversos supuestos previstos por la Ley de Bienes.
2) Escrito en el que se compromete a que los bienes se destinarán al objeto para el que se busca la donación.
3) Escrito en el que se compromete a que en ningún caso procederán donaciones para su posterior venta por el donatario, al menos durante un año posterior a la firma del contrato.
4) Copia de la identificación oficial del representante legal.
5) Copia del documento donde conste el poder de su representante legal.
6) Copia del comprobante de su domicilio legal.
7) Cuando se trate de asociaciones de beneficencia o asistencia, educativas o culturales, así como las que prestan algún servicio asistencial público, copia simple del acta constitutiva de dichas asociaciones o sociedades y sus reformas.
b) Copia del dictamen de no utilidad de los bienes y propuesta de disposición final.
c) Copia de la autorización del Titular de Administración y Finanzas o de la constancia del dictamen favorable del Comité de Bienes Muebles.
e) Copia del acuerdo administrativo de desincorporación.
f) Relación de los bienes a donar y su valor (indicando si se llevará a cabo a valor de adquisición o de inventario, uno u otro).
5.2.13 Para la donación de papel
5.2.13.1 Dentro de la vigencia del convenio suscrito entre la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG) con la Secihti, todas las Unidades Administrativas de esta, se advierte que, por su conducto, se realice la donación de papel y cartón a la CONALITEG, verificando el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable.
5.2.14 De la operación del registro de inventarios
5.2.14.1 Las altas, bajas y avisos de movimiento de bienes muebles, invariables deberán ser registrados en el Registro de Inventarios de la Secihti.
5.2.14.2 as altas, bajas y avisos de movimiento de bienes muebles, invariablemente deberán ser registrados en el Registro de Inventarios de la SECIHTI.
Todos los bienes muebles instrumentales que adquiera la Secihti, deberán ser dados de Alta en el Registro de Inventarios por la DSGOyCB, quienes asignarán un número de inventario a cada uno de los bienes.
5.2.14.3 Toda persona servidora pública que tenga asignados bienes muebles, sólo podrá utilizar estos para el desempeño de sus funciones, por lo que será su responsabilidad el cuidado y buen uso de estos. De la misma forma este está obligado a informar al Enlace cualquier tema relacionado con los bienes.
La persona servidora pública que incurra en el mal uso de bienes muebles, será sancionado conforme a lo establecido por la Legislación vigente
5.2.14.4 La persona servidora pública que incurra en el mal uso de bienes muebles, será sancionado conforme a lo establecido por la Legislación vigente.
5.2.15 Del Registro y control de bienes artísticos bajo resguardo de la SECIHTI
5.2.15.1 Corresponde a la DSGOyCB, identificar, registrar y controlar los bienes que integran el patrimonio artístico que se encuentra bajo resguardo de la Secihti y que están asignados a las Unidades Administrativas tanto en territorio nacional como en el exterior.
5.2.15.2 La Secihti podrá solicitar en préstamo bienes artísticos de otras Instituciones o particulares. Todo préstamo deberá ser formalizado mediante Bases de Colaboración o de un Contrato de Comodato. Las Bases de Colaboración y los Contratos de Comodato serán elaborados por la Institución o el particular que presta el o los bienes artísticos, y dictaminados por el Área Jurídica en términos del artículo 35 del Reglamento Interior de la Secihti. Cuando así proceda, el documento.
5.2.15.3 Será sometido, posteriormente, a la aprobación del Titular de la Unidad Administrativa o del Titular del Órgano Administrativo Desconcentrado, según corresponda.
5.2.15.4 Corresponde a la DGRMSyOP a través de la DSGOyCB, el registro y control de los objetos de ornato de alta calidad.
a) El control del patrimonio artístico se llevará a cabo mediante una Cédula de Resguardo de obra.
b) La Cédula de Resguardo de Obra, contendrá, al menos:
1. Descripción del bien artístico: Título (o descripción del bien), autor (es), técnica, dimensiones, valor o avalúo y las observaciones que resultasen aplicables.
2. Propiedad del bien artístico: propietario, colección, número de control (la dependencia propietaria), número de registro que asigna la Secihti para una identificación más expedita, Bases de Colaboración, Contrato de Comodato o donación.
3. Responsable del bien artístico: Nombre, cargo y firma de la persona servidora pública a quien se le haya asignado el bien artístico.
4. Fotografía, preferentemente a color, de cada bien artístico.
5.2.15.4 La DGRMSyOP a través de la DSGOyCB elaborará las Cédulas de Resguardo de la totalidad de los bienes artísticos ubicados en las Unidades Administrativas.
5.2.15.5 Con el propósito de determinar la aceptación o no de un bien artísticos sujeto a donación a la Secihti, se someterá indistintamente a consideración del Titular de la UAF o del Comité de Bienes Muebles.
La Unidad Administrativa que gestionó la donación deberá solicitar al presunto donante los siguientes documentos:
a. Dictamen técnico de la obra
b. Carta de autenticidad
c. Avalúo vigente
d. Fotografía del Bien Artístico
e. Contrato de donación
f. Acta de entrega-recepción del Bien Artístico
Esta documentación será remitida a la DGRMSyOP para que, en su carácter de Secretario Ejecutivo del Comité, se someta a consideración de dicho Órgano Colegiado. Tratándose de una donación gestionada por un Órgano Administrativo Desconcentrado, la documentación será enviada a la DGRMSyOP por conducto de su Área de Recursos Materiales.
5.2.15.6 Compete a la Unidad Administrativa que gestionó la donación notificar al presunto donante si se acepta o no la donación del bien artístico.
5.2.15.7 La DGRMSyOP no se hará responsable de los bienes artísticos que sean donados a la Secihti y que no cumplan con lo establecido en los criterios de estos Lineamientos.
5.2.15.8 En caso de robo o de extravío de un bien artísticos el responsable del mismos deberá notificar tan pronto acontezca a la DGRMySG para informar lo correspondiente al Área de Seguros el siniestro y, allegarse de los documentos necesarios para gestionar ante la Compañía Aseguradora el pago de la indemnización correspondiente.
5.2.15.9 En caso de robo o de extravío o robo de un bien prestado a la Secihti, además de, realizar, sin excepción, el trámite descrito en los criterios de este numeral, se procederá a dar aviso a la contraparte en el comodato o Bases de Colaboración.
5.2.15.10 Es obligación de la DGRMSyOP a través de la DSGOyCB, elaborar los listados de bienes artísticos para fines de aseguramiento y la Jefatura de Departamento de Servicios Generales será responsable de dar seguimiento a las fechas de vencimiento de los seguros.
5.2.15.11 En los casos en que el bien artístico sea dañado por negligencia o uso incorrecto, los gastos de restauración serán cubiertos por la Unidad Administrativa que lo tenga asignado, o por la persona servidora pública resguardante del mismo cuando se determine su responsabilidad
6. Transitorio
PRIMERO- Se instruye a la DGRMySG para que difunda los presentes lineamientos entre cada una de las Unidades Administrativas que conforman la Secihti y entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Portal electrónico de la Secihti.
Atentamente
Dado en la Ciudad de México, el veinticuatro de octubre de dos mil veinticinco.- La Secretaria de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación, Dra. Rosaura Ruiz Gutiérrez.- Rúbrica.