ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para el Archivo Contable Gubernamental.
Al margen un logotipo, que dice: Consejo Nacional de Armonización Contable.
El Consejo Nacional de Armonización Contable con fundamento en los artículos 6, 7, 9 y 14 de la Ley
General de Contabilidad Gubernamental, aprobó el siguiente:
ACUERDO POR EL QUE SE EMITEN LAS DISPOSICIONES GENERALES PARA EL ARCHIVO
CONTABLE GUBERNAMENTAL
Considerando
Que el 31 de diciembre de 2008 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), que tiene como objeto establecer los criterios generales que regirán la Contabilidad Gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada armonización para facilitar a los entes públicos el registro y la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos y, en general, contribuir a medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingreso públicos.
Que el órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental es el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), el cual tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera que aplicarán los entes públicos, previamente formuladas y propuestas por el Secretario Técnico.
Que el artículo 42 de la LGCG establece que la contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberá respaldarse con la documentación original que compruebe y justifique los registros que se efectúen. El CONAC aprobará las disposiciones generales al respecto, tomando en cuenta los lineamientos que para efectos de fiscalización y auditorías emitan la Secretaría de la Función Pública, la Auditoría Superior de la Federación y sus equivalentes a nivel estatal.
Que el artículo 43 de la LGCG establece que los entes públicos estarán obligados a conservar y poner a disposición de las autoridades competentes los documentos, comprobatorios y justificativos, así como los libros principales de contabilidad, de conformidad con los lineamientos que para tal efecto establezca el CONAC.
Que el 15 de junio de 2018 fue publicada la Ley General de Archivos (LGA) que es de orden público y es de observancia general en todo el territorio nacional, que tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.
Por lo anterior, el Consejo Nacional de Armonización Contable aprobó el siguiente:
Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para el Archivo Contable Gubernamental
I. Objetivo
Establecer los términos que deberán observar los entes públicos a que hace referencia la LGCG, para la custodia y conservación de la documentación contable.
II. Ámbito de aplicación
Las presentes disposiciones son de aplicación para los entes públicos señalados en el artículo 4, fracción XII de la LGCG, los cuales deberán apegarse a las disposiciones establecidas en la LGA.
III. Definiciones
En concordancia con la normativa vigente, para efectos de las presentes disposiciones se entenderá por:
Archivo Contable Gubernamental. Conjunto organizado de documentos contables (de registro, justificativos y comprobatorios) generados por los entes públicos, integrado principalmente por:
· Libros de contabilidad (Diario, Mayor e Inventarios y Balances)
· Documentos contables
· Manuales de Contabilidad Gubernamental y disposiciones emitidas por el CONAC
· Estados Financieros e informes periódicos oficiales
· La información generada por el sistema de contabilidad gubernamental, de conformidad con la LGCG.
Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental a que hace referencia la LGA.
Conservación. Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.
Custodia. El procedimiento de gestión documental que implica la responsabilidad de salvaguardar los documentos con garantías técnicas y legales.
Documento de archivo. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.
Documentos contables. Documentos que generan y amparan registros contables que afectan el patrimonio o modifican los elementos de los Estados Financieros, siendo los más representativos los siguientes:
· Documentos de registro. Documento contabilizador en el que se anotan las operaciones realizadas por un ente público que reflejan los movimientos contables efectuados, puede ser digital o físico y que, de manera enunciativa y no limitativa, se clasifican en:
- Póliza de Ingreso.
- Póliza de Egreso.
- Póliza de Diario.
· Documentos justificativos. Documentos originales legales y normativos en los que se establecen las obligaciones y derechos del ente público y que sustentan los registros contables aplicables; por ejemplo: convenios, contratos, oficios de comisión, acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administración u Órganos de Gobierno, dictámenes, papeles de trabajo, resoluciones judiciales, etc.
· Documentos comprobatorios. Documentos originales que demuestran la entrega de las sumas de dinero o que recibieron o proporcionaron bienes y/o servicios y que, de manera enunciativa y no limitativa, son facturas, notas, recibos, etc.
Documento electrónico. Aquél que se genera, modifica, consulta, procesa o almacena en un medio que precisa de un dispositivo electrónico.
IV. Plazos de conservación
Se refiere al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable de acuerdo con la LGA, el cual deberá estar identificado en el Catálogo de Disposición Documental.
Los plazos de conservación de los documentos que integran el archivo contable se establecerán conforme a lo siguiente:
El periodo de guarda y custodia de la documentación contable será de 6 años, a excepción de:
· Tratándose de Inmuebles, la documentación comprobatoria original que ampara su adquisición (escritura pública, decreto expropiatorio, contrato, acta de adjudicación o transferencia, o documento legal idóneo con el cual se acredite la adquisición del mismo, etc.) o posesión deberá conservarse hasta su baja (por venta, donación, o cualquier otra figura por la cual se desincorpore del patrimonio del ente público).
· Para la documentación comprobatoria original de los activos que amparen bienes muebles e intangibles, tales como mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, software, entre otros, incluyendo los recibidos en donación deberán conservarse hasta la baja de los bienes, no obstante que se haya cumplido el plazo de conservación señalado.
· Cuando se refiera a documentación contable aportada dentro de procedimientos administrativos o jurisdiccionales pendientes de resolución; así como para la formulación de querellas o denuncias ante el Ministerio Público o como documentación soporte o comprobatoria para la atención de observaciones de entes fiscalizadores, que se encuentren pendientes de solventar o en seguimiento o controversias de cualquier índole, el plazo de conservación que corresponda a dichos documentos será contado a partir de que quede firme la resolución del procedimiento administrativo o proceso jurisdiccional respectivo, o de que se dé por solventada la observación.
· Tratándose de documentación contable relativa a cuentas por cobrar o cuentas por pagar, el plazo de conservación y el inicio del mismo, se establecerá de conformidad con la normativa aplicable al acto jurídico que le da origen.
Los plazos de conservación serán contados a partir del año siguiente al cierre del ejercicio en que se generé la documentación contable y deberán especificarse en el Catálogo de Disposición Documental.
V. Condiciones mínimas de seguridad
Los entes públicos deberán adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, así como los procedimientos que garanticen la conservación y seguridad de la documentación contable, observando los requisitos mínimos establecidos por la LGA, tomando en consideración las disposiciones de austeridad y disciplina presupuestaria vigentes.
Para el caso de los documentos contables electrónicos, los entes públicos establecerán las medidas necesarias para su actualización y conservación en apego a las disposiciones establecidas en la LGA y emitidas por el Archivo General de la Nación.
Cuando se trate de documentación contable original siniestrada por causas ajenas al control del ente público, como son los desastres naturales (terremotos, inundaciones, huracanes, incendios, ciclones, etc.); así como daño, extravío, robo, riesgo sanitario, etc., imputables a servidores públicos o terceros, por dolo o negligencia en el cuidado y control del archivo contable, el ente público responsable, deberá realizar las gestiones correspondientes con los efectos que pudieran derivarse conforme al marco jurídico y administrativo aplicable.
VI. Responsabilidades
Los entes públicos serán responsables de analizar, identificar y determinar el valor de los documentos que conforman el archivo contable gubernamental como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad institucional, y la preservación tanto física como en su contenido con base en el marco normativo que los faculta.
En términos de la LGA, los entes públicos deberán asegurarse que los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o transferencia secundaria.
Asimismo, deberán atender a las disposiciones y procedimientos que en consonancia con la LGA se establezcan en cada orden de gobierno y los propios entes señalen de manera interna para la disposición documental.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación y su aplicación será obligatoria a partir del 1o.de enero de 2024.
Para efectos de lo anterior, los entes públicos deberán emitir o hacer las adecuaciones normativas necesarias para dar cumplimiento a lo establecido en el presente Acuerdo.
SEGUNDO. Las Entidades Federativas, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 7, segundo párrafo, de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, deberán publicar el presente Acuerdo, en sus medios oficiales de difusión escritos y electrónicos, dentro de un plazo de 30 días hábiles siguientes a la publicación del presente en el Diario Oficial de la Federación.
TERCERO. En términos del artículo 15 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el Secretario Técnico llevará un registro en una página de Internet de los actos que los entes públicos de las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales de la Ciudad de México realicen para adoptar las decisiones del Consejo. Para tales efectos, los Consejos de Armonización Contable de las Entidades Federativas remitirán a la Secretaría Técnica la información relacionada con dichos actos a la dirección electrónica conac_sriotecnico@hacienda.gob.mx, dentro de un plazo de 15 días hábiles contados a partir de la conclusión del plazo fijado en el transitorio anterior.
En la Ciudad de México, siendo las doce horas del día 27 de noviembre del año dos mil veintitrés, con fundamento en los artículos 11 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, 8 fracción IV y 23 fracción IX del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en mi calidad de Secretario Técnico del Consejo Nacional de Armonización Contable, HAGO CONSTAR Y CERTIFICO que el documento consistente en 4 fojas útiles, rubricadas y cotejadas, corresponde con el texto del ACUERDO POR EL QUE SE EMITEN LAS DISPOSICIONES GENERALES PARA EL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL, aprobado por el Consejo Nacional de Armonización Contable, mismo que estuvo a la vista de los integrantes de dicho Consejo en su tercera sesión celebrada, en segunda convocatoria, el 21 de noviembre del presente año, situación que se certifica para los efectos legales conducentes. El Secretario Técnico del Consejo Nacional de Armonización Contable, L.C.P. Juan Torres García.- Rúbrica.