5.1 Administración de la correspondencia | ||||
5.1.1 Recepción de correspondencia | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 1 | Recibe correspondencia y paquetería oficial externa. ¿La correspondencia se recibe sin envase? Sí: continúa actividad 2 No: continúa actividad 3 | Correspondencia con acuse de recibido. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 2 | Para la correspondencia entregada sin envase, verifica: 1) Que las piezas estén dirigidas a la dependencia o entidad (en caso contrario, se regresarán al remitente), a la propia Delegación o a los servidores públicos que laboran en las mismas; 2) Que el asunto del que se trate el documento competa al destinatario; 3) Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente; 4) Que la fecha de los documentos sea actual; 5) Que los documentos citen el domicilio del remitente (en caso contrario, se consultará a quien entrega la pieza y se asentará en el acuse lo conducente); | Datos completos verificados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
| | 6) Que si en el documento se menciona la remisión de anexos éstos acompañen a la pieza, sea adheridos -tratándose de otros escritos- o sea por separado tratándose de anexos muy voluminosos- (en caso contrario, se reclamarán a quien entrega la pieza, asentándose en el acuse las aclaraciones pertinentes de no entregarse los anexos); y 7) Que el documento no contenga expresiones injuriosas ¿La correspondencia cumple con los requisitos? Sí: pasa a la actividad 5. No: pasa a la actividad 4. | | |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 3 | Si la correspondencia es entregada en sobre cerrado, bajo cubierta o valija, verifica: 1) Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas y que los datos de los envases correspondan con los de las facturas; 2) Que en los envases de las piezas se especifique que están dirigidas a la dependencia o entidad; y 3) Que los envases de las piezas estén en buenas condiciones ¿La correspondencia cumple con los requisitos? Sí: pasa a la actividad 7. No: pasa a la actividad 6. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 4 | Si la documentación no está completa se informa al mensajero y se asienta en el acuse de recibo. Continúa en la actividad 5. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 5 | Otorga el acuse de recibo de las piezas de entrada: 1) Imprime en el original y las copias del documento en cuestión el sello de recibido de la Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia, marcando la fecha y la hora de su recepción; 2) Inmediatamente, imprime también en el original y las copias del propio documento el folio de registro correspondiente, entregando al interesado el acuse de recibo. Continúa en actividad 11. | Acuse de recibo. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 6 | Si el paquete de correspondencia no está en buenas condiciones se revisará el contenido y, de encontrarse faltantes sobre todo en el caso de la valija, se levantará un acta que haga constar tal anomalía, asentándolo en el sistema manual o informático y en el registro del mensajero para cualquier aclaración subsecuente. Continúa en la actividad 11. | Sistema manual o informático | |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 7 | Imprime en el registro presentado por el responsable de la entrega, el sello de la Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia, a manera de acuse de recibo, procediendo a continuar el trámite de las piezas en el local de la propia Oficialía de partes/Unidad de correspondencia. ¿El paquete está marcado como confidencial o personal? Sí: Pasa a actividad 13. No: Pasa a actividad 8. | | |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 8 | Una vez ingresadas a la Oficialía de partes/Unidad de Correspondencia las piezas recibidas, abre el envase y extrae el contenido. Continúa en actividad 9. | Correspondencia ingresada | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 9 | Una vez extraídas de los envases las piezas contenidas, verifica: 1) Que los documentos estén dirigidos a la dependencia o entidad, (en caso contrario, se regresarán al remitente); 2) Que el asunto de que traten los documentos competa a la dependencia o entidad; 3) Que si los documentos indican la remisión de anexos éstos se adjunten efectivamente (en caso contrario se asentará lo procedente en el propio documento); y 4) Que en los documentos se cite la dirección del remitente (en caso contrario, se anexará el sobre a la pieza, procurando no desprender los timbres postales) | Correspondencia ingresada | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 10 | Imprime en todas las piezas de entrada el sello de la Oficialía de partes/Unidad de Correspondencia, marcando la fecha y la hora de su recepción. | Correspondencia ingresada | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 11 | Registra la correspondencia en el sistema manual o informático. | Correspondencia ingresada | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 12 | Genera en original y copia los formatos de control de correspondencia que engrapa, debidamente requisitado, en cada una de las piezas de correspondencia. | Formato de control de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 13 | Ordena la correspondencia externa recibida por prioridad, carácter de la información (urgente, ordinario, confidencial, etcétera), inmueble, piso, unidad o área administrativa y genera la relación de correspondencia por área administrativa para su entrega. | Correspondencia identificada como relevante, confidencial o urgente | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 14 | Asigna mensajero. | Relación o registro de asignación | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Mensajero asignado | 15 | Entrega la correspondencia a la unidad o área administrativa correspondiente y la relación de correspondencia. | Formato de control de correspondencia, relación de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Unidad administrativa | 16 | Recibe y verifica la correspondencia, asentando en el formato de control de correspondencia la fecha y hora de recepción, así como el nombre y firma de quien recibió en los formatos de control de correspondencia. | Correspondencia, formatos de control de correspondencia, relación de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Unidad administrativa | 17 | Devuelve copia de formato de control de correspondencia y relación de correspondencia. | Formato de control de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Unidad administrativa | 18 | Analiza la documentación y especifica instrucciones en el formato de control de correspondencia. | Correspondencia, formato de control de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Mensajero asignado | 19 | Ingresa a la Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia las copias de los formatos de control de correspondencia, así como las piezas de correspondencia que, en su caso, fueron devueltas justificadamente para que se les turne de forma adecuada. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 20 | ¿Hay correspondencia devuelta? Sí: Regresa a actividad 2. No: Continúa con actividad 21. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 21 | Verifica copia de formato de control de correspondencia. | Copia de formato de control de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 22 | Registra en el sistema manual o informático copia de formatos de control de correspondencia. | Acuses registrados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 23 | Elabora reporte de gestión y resolución de asuntos con fines de seguimiento. | Reporte diario de correspondencia | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.1 Administración de la correspondencia | ||||
5.1.2 Despacho de correspondencia | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
Usuario interno | 1 | Entrega solicitud de envío junto con la correspondencia en oficialía de partes e indica el nivel de importancia. En caso de que la correspondencia deba despacharse por paquetería acelerada debe preparar paquete y guía correspondiente y entregarlos a la Unidad de correspondencia/Oficialía de partes. | Solicitud de envío entregada. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 2 | Recibe la pieza que le es entregada para su despacho y verifica: Que la documentación esté formulada en papel con sello o membrete oficial de la dependencia o entidad; - Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores del área tramitadora, así como el número del oficio; - Que la fecha de la comunicación sea actual; - Que los datos del destinatario estén escritos en forma correcta y completa; - Que el original esté firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del servidor público remitente; - Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadas autográficamente; - Que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo éstos se encuentren completos y bien adheridos; - Que si menciona la remisión de objetos voluminosos éstos vayan debidamente empacados tomando en consideración los requerimientos establecidos por el servicio de mensajería relativo al estado físico que deben guardar las piezas para envío. - Que las piezas que se reciben bajo cubierta llevan inscritos los datos del remitente, la dirección completa del destinatario, el contenido y el sello oficial; - Que si se desea algún servicio en especial para el despacho de las piezas éstas lleven inscrito el nombre de la clase del servicio ("Urgente", "Confidencial", "Correo aéreo", etcétera); y - Que si la pieza por despachar es contestación a algún documento tramitado, éste acompañe a la pieza en cuestión, la cual deberá llevar en el ángulo superior derecho, además de los datos ya señalados, el número identificador del expediente a que corresponde el documento debidamente asentado ¿La información está completa? No: pasa a actividad 3. Sí: pasa a actividad 4. | Datos completos verificados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 3 | Devuelve la correspondencia indicando el motivo. Regresa a la actividad 1. | Correspondencia rechazada. | Artículo 18, fracción I de la LFA Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 4 | Acusa de recibo con sello, firma autógrafa, fecha, hora y folio. En caso de que la pieza por despachar sea un paquete voluminoso, se otorgará el acuse de recibo en la factura que al efecto presente el solicitante del servicio. | Acuse de recibo. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 5 | Registra la correspondencia en el sistema y genera formato de envío/ recepción. | Formato de recepción/envío generado. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 6 | Ordena la correspondencia para su envío, en su caso, la identifica por dependencia o entidad, organismo, empresa o persona física y por modalidad de envío, siempre y cuando la dependencia o entidad cuente con los servicios de paquetería acelerada/ correo certificado u ordinario. | Correspondencia identificada. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 7 | Imprime en la pieza de salida el número de folio correspondiente, siguiendo al efecto una numeración sucesiva para toda la dependencia o unidad administrativa, en series que se iniciarán cada año. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 8 | ¿Cuál es la modalidad de envío? Paquetería acelerada: pasa a actividad 9. Correo certificado u ordinario: pasa a actividad 10. Mensajero: Pasa a actividad 11. | | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 9 | Entrega el paquete y la guía elaborada al recolector. Pasa a actividad 12. | Acuse de recibo. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 10 | Realiza franqueo de los paquetes para envío por correo certificado y ordinario y los envía al Servicio Postal Mexicano. Pasa a actividad 11. | Paquetes franqueados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 11 | Asigna mensajero para envío. Pasa a actividad 12. | Relación o registro de asignación. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Mensajero | 12 | Entrega correspondencia, recaba acuses de recibo y los entrega a Oficialía de partes/Unidad de correspondencia. | Acuse de recibo. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 13 | Verifica acuses de recibo. | Acuses verificados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 14 | Registra acuses de recibo. | Acuses registrados. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 15 | Envía el acuse de recibo a los remitentes que lo solicitan y registra la hora de recepción de los acuses por parte de las áreas tramitadoras en el sistema manual o informático | Acuse de recibo enviado. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Octavo de los LGOCAPEF |
Oficialía de partes/ Unidad de correspondencia | 16 | Verifica la recepción de la correspondencia recibida en el día y realiza registro. | Reporte diario realizado para fines de seguimiento. | Artículo 18, fracción I de la LFA y Séptimo de los LGOCAPEF |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.1 Archivo de Trámite | ||||
5.2.1.1 Organización de documentos | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad administrativa | 1 | Recibe el documento (en cualquier soporte o formato), lo identifica, realiza el registro y turna. | Sistema de gestión documental | Artículos 4, fracción V de la LFTAIPG, 14 y 18 de la LFA, 44 del RLFTAIPG, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 2 | Administra el documento, en su caso, solicita asesoría o genera expediente. ¿Solicita asesoría? Sí: continúa en la actividad 3. No: continúa en la actividad 4. | Expediente | Artículos 4, fracción V de la LFTAIPG, 14 y 18 de la LFA, 44 del RLFTAIPG, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 3 | Proporciona asesoría para la adecuada integración de expedientes y/o respecto a la clasificación archivística. | Cuadro general de clasificación archivística | Artículos 11, fracción II del RLFA, 4, fracción V de la LFTAIPG, 14, fracciones I y III de la LFA, 44 del RLFTAIPG y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 4 | Glosa, en el expediente, los documentos generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente. | Sistema de gestión documental o expediente | Artículo 14, fracción I de la LFA y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 5 | Elabora la portada o guarda exterior e integra en el expediente. | Expediente | Décimo Cuarto de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 6 | Incorpora los datos del expediente en el formato de inventario documental. | Formato de inventario documental y/o sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción I y 19, fracción III de la LFA, y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 7 | Entrega al RAT el o los expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrónico. | Formato de inventario documental, archivo electrónico o sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción I y 19, fracción III de la LFA, y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 8 | Recibe y coteja el o los expedientes contra el inventario documental. ¿Es correcto el inventario? Sí: continúa en la actividad 9. No: continúa en la actividad 6. | Inventario documental y sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción II, 19, fracción III de la LFA; 11, fracción VIII del RLFA, y Octavo y Décimo Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 9 | Sella y firma de recibido y registra la recepción del inventario documental. | Inventario documental y sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción II y 19, fracción III de la LFA, 11, fracción VIII del RLFA, y Octavo y Décimo Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 10 | Identifica la ubicación y asigna la clave topográfica del expediente. | Archivo | Artículos 14, fracción II y 19, fracción III de la LFA, 11, fracción VIII del RLFA, y Octavo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.1 Archivo de Trámite | ||||
5.2.1.2 Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad administrativa | 1 | Identifica la documentación de comprobación administrativa inmediata. | Listado general incorporado al Catálogo de disposición documental vigente, | Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental |
RAT | 2 | Elabora propuesta de relación simple que describa de forma genérica la cantidad de cajas, la cantidad de documentación que contiene cada una, el tipo de documento, el peso en kilogramos de documentación y la longitud en metros lineales. | Propuesta de relación simple | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
RAT | 3 | Gestiona la autorización del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio y/o correo electrónico, propuesta de relación simple | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
Unidad administrativa | 4 | Revisa la propuesta de relación simple y la envía al RAT debidamente autorizada con firma autógrafa. | Propuesta de relación simple | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
RAT | 5 | Recibe la relación simple debidamente firmada por el titular del área generadora de los documentos. | Oficio, propuesta de relación simple debidamente autorizada | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
RAT | 6 | Convoca al coordinador de archivos, titular de la unidad administrativa y al OIC /Unidad de Auditoría Preventiva para que den fe de que se trata de documentación de comprobación administrativa inmediata. | Convocatoria | Artículos 19 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, 9, y 12, fracción VII de la LFA e Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
RAT | 7 | Levanta, en por lo menos dos tantos, acta administrativa en la que se registra el acontecimiento. | Acta en la que consta que la documentación propuesta para eliminación es de comprobación administrativa inmediata. Debe incluir las firmas del coordinador de archivos, titular de la unidad administrativa, OIC / Unidad de Auditoría Preventiva, responsable del archivo de trámite | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
| 8 | ¿Ha sido avalada la documentación? Sí: Procede conforme al procedimiento "5.7 DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES" del MAAGRMSG No: Regresa a la actividad 1 | Dictamen de no utilidad | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. Artículo 131 de Ley General de Bienes Nacionales |
CA | 9 | Envía oficio de notificación al AGN anexando la relación simple y el acta administrativa en original. | Oficio, relación simple y acta administrativa | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
AGN | 10 | Analiza el oficio de notificación, la relación simple y el acta administrativa. ¿Los tipos documentales están incluidos el Listado general incorporado al Catálogo de disposición documental? Sí: Toma conocimiento del acto. No: Informa al coordinador de archivos dando vista al OIC / Unidad de Auditoría Preventiva, al resto de los involucrados y, en su caso, a la Unidad de Contabilidad Gubernamental. | Oficio de respuesta | Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.1 Archivo de Trámite | ||||
5.2.1.3 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de trámite | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
Unidad administrativa | 1 | Solicita, a través de los servidores públicos autorizados, el préstamo o consulta de expedientes. | Correo electrónico o sistema de gestión documental | Artículo 14, fracción II de la LFA y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 2 | Recibe solicitud, verifica los datos y firmas autorizadas. ¿Está autorizado? Sí: continúa en la actividad 3. No: continúa en la actividad 1. | Correo electrónico o sistema de gestión documental y registro de firmas autorizadas | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, Sexto y Octavo de los LGOCAPEF y 19 de las DGATAPF. |
RAT | 3 | Realiza la búsqueda del expediente. ¿Lo localiza? Sí: continúa en la actividad 5. No: continúa en la actividad 4. | Inventario documental | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 4 | Informa al solicitante que el expediente se encuentra en préstamo y devuelve la solicitud. Fin de procedimiento. | Formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 5 | Registra los datos necesarios en el sistema de gestión documental o en el control de préstamos y elabora el vale de préstamo. | Sistema de gestión documental y formato de vale de préstamo de expedientes | Artículo 14, fracción II de la LFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 6 | Verifica su integridad, archiva los datos del préstamo y lo entrega al solicitante para su consulta: a) Vía préstamo: continúa en la actividad 7. b) En el archivo: continúa en la actividad 8. | Expediente y sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 7 | Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolución al RAT, según las condiciones del préstamo: continúa en la actividad 9. | Expediente | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 8 | Recibe el expediente, lo consulta en el archivo y lo devuelve al RAT: continúa en la actividad 9. | Expediente | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 9 | Recibe el expediente y verifica integridad. ¿Está completo el expediente? a) Sí: registra la devolución y, en su caso, regresa cancelado el vale de préstamo. Fin de procedimiento. b) No: continúa en la actividad 10. | Expediente, sistema de gestión documental y vale de préstamo de expedientes | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 10 | Notifica del faltante al Titular de la unidad administrativa, para que proceda según corresponda. | Oficio | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción III del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.1 Archivo de Trámite | ||||
5.2.1.4 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de trámite | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
RAT | 1 | Revisa el listado de expedientes prestados, para su seguimiento y confronta con el acervo documental. ¿Existen expedientes no devueltos? Sí: continúa en la actividad 2. No: Fin de procedimiento. | Sistema de gestión documental y/o vale de préstamo de expedientes | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 2 | Informa al solicitante, 5 días hábiles previos que está por vencer el plazo de préstamo y le requiere la devolución del expediente o le propone ampliar el plazo. | Correo electrónico o sistema de gestión documental | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 3 | ¿Requiere de más tiempo? Sí: continúa en la actividad 4. No: continúa en la actividad 9 del procedimiento 5.2.1.3 del manual. | Sistema de gestión documental o vale de préstamo de expedientes | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 4 | Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos. | Sistema de gestión documental o vale de préstamo de expedientes | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 5 | Custodia el expediente hasta su devolución al RAT. Continúa en la actividad 9 del procedimiento 5.2.1.3 del manual. | Expediente | Artículos 14, fracción II de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Tercero y Octavo de los LGOCAPEF. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.1 Archivo de Trámite | ||||
5.2.1.5 Transferencia primaria | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
RAT | 1 | Identifica los expedientes cuyo plazo de conservación en archivo de trámite ha concluido, conforme al catálogo de disposición documental. | Inventario documental y catálogo de disposición documental | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 2 | Elabora la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por series documentales y año. | Inventario documental | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo de los LGOCAPEF. |
RAT | 3 | Solicita al Titular de la unidad administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta de inventario documental. | Correo electrónico, memorando u oficio | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
Unidad Administrativa | 4 | Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario selecciona y revisa físicamente los expedientes. ¿Existen expedientes que por la vigencia de sus valores primarios deban conservarse en el archivo de trámite? Sí: continúa en la actividad 5. No: continúa en la actividad 7. | Análisis y muestreo | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
Unidad Administrativa | 5 | Elabora y envía la justificación respecto a los expedientes que deban permanecer en el archivo de trámite, enlistando los que serán transferidos. | Oficio o memorando | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción X del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 6 | Recibe el oficio o memorando, ajusta la propuesta de inventario documental y solicita el visto bueno del Titular de la unidad administrativa. | Acuse | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción X, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
Unidad Administrativa | 7 | Otorga el visto bueno y remite al RAT. | Inventario documental con visto bueno | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 8 | Recibe visto bueno, separa y coteja los expedientes conforme al inventario documental autorizado y lo envía debidamente suscrito, solicitando cita al RAC. | Inventario documental y correo electrónico u oficio o memorando solicitando la transferencia primaria | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 9 | Instala los expedientes en cajas debidamente identificadas | Cédula de identificación de cajas | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF |
RAC | 10 | Recibe el inventario y comunica al RAT, el día y hora en que recibirá la remesa de expedientes. | Inventario documental y correo electrónico u oficio o memorando | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo Tercero de los LGOCAPEF. |
RAT | 11 | Acude a la cita con el inventario documental y remesa de expedientes en cajas de archivo. | Reunión de trabajo | Artículos 19, fracción III de la LFA, Art. 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 12 | Coteja el inventario documental contra expedientes junto con el RAT. ¿Existen diferencias? Sí: continúa en la actividad 13. No: continúa en la actividad 15. | Análisis | Artículo 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 13 | ¿Puede solventar las diferencias en la reunión de trabajo? Sí: continúa en la actividad 15. No: continúa en la actividad 14. | Análisis | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAT | 14 | Retira los expedientes para solventar las observaciones. Continúa en la actividad 1. | Remesa | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 15 | Otorga visto bueno al inventario documental y recibe los expedientes. | Inventario documental | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo tercero de los LGOCAPEF. |
RAC | 16 | Instala la remesa de expedientes en la ubicación topográfica correspondiente. | Archivo | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 17 | Registra en el inventario de transferencia primaria la ubicación topográfica de la remesa y de cada expediente, comunicándolo al RAT, con la copia correspondiente, debidamente sellada de recibido. | Inventario documental y acuse de recibo | Artículo 19, fracción III de la LFA, y Octavo y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 18 | Registra los expedientes en el inventario del archivo de concentración. | Inventario documental | Artículos19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 19 | Integra el expediente de la transferencia primaria | Expediente de transferencia primaria | Artículos 19, fracción III de la LFA, 11, fracción IX del RLFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.1 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
Unidad administrativa | 1 | Solicita al RAC, a través de los servidores públicos autorizados, el préstamo del expediente. | Carta responsiva u oficio y/o sistema de gestión documental | Artículo 15, fracción I de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 2 | Recibe la solicitud, verifica los datos y firmas autorizadas. ¿Está autorizado? Sí: continúa en la actividad 3. No: continúa en la actividad 1. | Carta responsiva u oficio y registro de firmas autorizadas | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 3 | Verifica si la solicitud de préstamo contiene todos los datos necesarios para ubicar el expediente. ¿Contiene los datos? Sí: continúa en la actividad 5. No: continúa en la actividad 4. | Carta responsiva u oficio | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 4 | Identifica la transferencia en su inventario documental. | Inventario documental y sistema de gestión documental | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 5 | Realiza la búsqueda del expediente. ¿Lo localiza? Sí: continúa en la actividad 7. No: continúa en la actividad 6. | Archivo | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 6 | Informa al solicitante que el expediente se encuentra en préstamo y cancela la solicitud. Fin de procedimiento. | Carta responsiva u oficio | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 7 | Registra los datos necesarios en el sistema de gestión documental o en el control de préstamos y elabora vale de préstamo. | Sistema de gestión documental y formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 8 | Entrega el vale de préstamo para su firma y el expediente para su consulta. | Expediente y formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 9 | Recibe el expediente y verifica, a través del servidor público autorizado, el contenido e integridad del expediente (física y folios completos). ¿Está completo el expediente? a) Sí: firma el vale y continúa en la actividad 11. b) No: firma el vale y deja constancia de las inconsistencias, continúa en la actividad 10. | Expediente y formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 10 | Notifica al Comité y al Titular de la unidad administrativa de las inconsistencias en el expediente. Continúa en la actividad 11. | Oficio | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 11 | Retira el expediente, custodia el expediente hasta su devolución al RAC, ya sea para consulta dentro del archivo o para préstamo externo. | Expediente y sistema de gestión documental | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 12 | Devuelve el expediente al RAC. | Expediente | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 13 | Recibe y verifica contenido e integridad del expediente. ¿Está completo? Sí: continúa en la actividad 15. No: continúa en la actividad 14. | Expediente | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 14 | Notifica al CA y al Titular de la unidad administrativa de las inconsistencias detectadas. | Oficio | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 15 | Cancela el vale de préstamo y registra los datos de recepción. | Sistema de gestión documental y formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 16 | Deposita el expediente en el lugar que le corresponde topográficamente. | Expediente | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Noveno de los LGOCAPEF. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.2 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de concentración | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
RAC | 1 | Revisa el listado de expedientes prestados, para su seguimiento y confronta con el acervo documental. ¿Existen expedientes no devueltos? Sí: continúa en la actividad 2. No: Fin del procedimiento. | Sistema de gestión documental o formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Sexto, Octavo y Décimo sexto de los LGOCAPEF. |
RAC | 2 | Informa al servidor público que solicitó el expediente, cinco días hábiles previos al vencimiento del plazo de préstamo, requiriéndole la devolución o proponiéndole ampliar el plazo. | Correo electrónico o sistema de gestión documental | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Sexto, Octavo y Décimo sexto de los LGOCAPEF. |
Unidad Administrativa | 3 | ¿Requiere de más tiempo? Sí: continúa en la actividad 4. No: continúa en la actividad 12 del procedimiento 5.2.2.1 del Manual. | Sistema de gestión documental o formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, Art. 12, fracción X del RLFA y Sexto, Octavo y Décimo sexto de los LGOCAPEF. |
RAC | 4 | Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo. | Sistema de gestión documental o formato de vale de préstamo de expedientes | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Sexto, Octavo y Décimo sexto de los LGOCAPEF. |
Unidad Administrativa | 5 | Custodia el expediente hasta su devolución al RAC. Continúa en la actividad 12 del procedimiento 5.2.2.1 del Manual. | Expediente | Artículos 15, fracción I de la LFA, 12, fracción X del RLFA y Sexto, Octavo y Décimo sexto de los LGOCAPEF. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.3 Destino final | ||||
5.2.2.3.1 Baja documental | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
RAC | 1 | Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la vigencia documental ¿Se trata de documentación con valores contables? Sí: Pasa a 5.2.2.3.2 del Manual No: Continúa en actividad 2. | Inventario documental o sistema de gestión documental | Artículos. 12, fracción VII, 15, fracciones II y III de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 2 | Elabora la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos15, fracciones II y III, 19, fracción III, de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 3 | Solicita al RAT gestione la autorización del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio o correo electrónico y propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 4 | Recibe la comunicación y remite la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración a la unidad administrativa para su revisión. | Propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 5 | Revisa la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 6 | Autoriza y valida el inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración para enviarlos al RAT e iniciar el trámite de baja documental. | Inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículo 15, fracción II de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 7 | Envía al RAC el inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración validados y firmados por el titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículo 15, fracción II de la LFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 8 | Recibe los documentos y gestiona ante el CA su baja documental. | Oficio, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 9 | Recibe y verifica la información. ¿Tiene observaciones? Sí: informa al RAC, continúa en la actividad 10. No: continúa en la actividad 11. | Análisis | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Cuarto de los LGOCAPEF. |
RAC | 10 | Gestiona las modificaciones y, en su caso, actualiza la información. Regresa a la actividad 8. | Inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 11 | Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: a) a) Inventario de baja, b) Ficha técnica de prevaloración, c) Declaratoria de prevaloración, | Oficio de solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Cuarto de los LGOCAPEF. |
CA | 12 | Envía al AGN solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de Destino final. | Solicitud de destino final y calendario de recepción de solicitud de destino final. | Artículos 12, fracción VII y 15, fracción II de la LFA, Cuarto de los LGOCAPEF.. |
AGN | 13 | Recibe y analiza la solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. ¿La información es suficiente? Sí: continúa en la actividad 15. No: comunica al CA, continúa en la actividad 14. | Solicitud de destino final y calendario de recepción de solicitud de destino final | Artículo 44, fracción VII de la LFA |
CA | 14 | Recibe oficio con las observaciones del AGN. Se trata de observaciones al oficio de solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y/o declaratoria de prevaloración: Regresa a actividad 10. | Análisis | |
AGN | 15 | Emite oficio de respuesta, dictamen de destino final, acta de baja documental y las envía al CA. | Oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículo 44, fracción VII de la LFA |
CA | 16 | Recibe el oficio de respuesta, dictamen de destino final, el acta de baja documental y remite al RAC. | Dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Octavo, Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 17 | Recibe el dictamen de destino final y acta de baja documental cuyo sentido: Procede la baja. Sí: continúa en el procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual. No: Regresa a actividad 1 | Dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículos 12, fracción VII y 15, fracción II de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF.. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.3 Destino final | ||||
5.2.2.3.2 Baja documental contable | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
RAC | 1 | Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la vigencia documental ¿Se trata de documentación con valores contables? Sí: Continúa en actividad 2. No: Pasa a 5.2.2.3.1 del Manual. | Inventario documental y/o sistema de gestión documental | Artículos 12, fracción VII y 15, fracciones II y III de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 2 | Elabora la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario documental con base en lo establecido en la Norma de Archivo Contable Gubernamental. | Arts.15, fracciones II y III y 19, fracción III, de la LFA, Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 3 | Solicita al RAT gestione la autorización del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio o correo electrónico y propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 4 | Recibe la comunicación y remite la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración a la unidad administrativa para su revisión. | Propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 5 | Revisa la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 6 | Autoriza y valida el inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración para enviarlos al RAT e iniciar el trámite de baja documental. | Inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 7 | Envía al RAC el inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración validados y firmados por el titular de la unidad administrativa productora de la documentación | Oficio, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículo 15, fracción II de la LFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 8 | Recibe los documentos y gestiona ante el CA su baja documental. | Oficio, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 9 | Recibe y verifica la información. ¿Tiene observaciones? Sí: informa al RAC, continúa en la actividad 10. No: continúa en la actividad 11. | Análisis | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Cuarto de los LGOCAPEF. |
RAC | 10 | Gestiona las modificaciones y, en su caso, actualiza la información. Regresa a la actividad 8. | Inventario documental, ficha técnica y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 11 | Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: a) Inventario de baja, b) Ficha técnica de prevaloración, c) Declaratoria de prevaloración, | Oficio de solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Cuarto de los LGOCAPEF. |
CA | 12 | Envía a la UCG, la solicitud de autorización de baja de la documentación contable, adjunta inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Solicitud de autorización de baja documental, ficha técnica y declaratoria de prevaloración e inventario. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Cuarto de los LGOCAPEF. |
UCG | 13 | Recibe la solicitud. ¿La información es suficiente? Sí: continúa en la actividad 14 No: solicita las adecuaciones al CA, continúa en la actividad 10. | Solicitud de autorización de baja documental, inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Noveno de los LGOCAPEF. |
UCG | 14 | Elabora y remite el oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e inventario de baja debidamente sellado al CA. | Oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e inventario de baja. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 15 | Recibe oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e inventario de baja debidamente sellado. | Oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e inventario de baja. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II, 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Octavo, y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 16 | Elabora la solicitud de dictamen de destino final, que se integra por: a) Oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, b) Cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental, c) Inventarios de baja debidamente sellados por la UCG. d) Ficha técnica de prevaloración e) Declaratoria de prevaloración | Oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, Cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e inventarios de baja con el sello de la UCG, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Octavo, y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 17 | Envía al AGN solicitud de dictamen de destino final adjuntando: a) Oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, b) Cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental, c) Inventarios de baja debidamente sellados por la UCG. d) Ficha técnica de prevaloración. e) Declaratoria de prevaloración. | Solicitud de dictamen de destino final, oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e Inventarios de baja con el sello de la UCG, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
AGN | 18 | Recibe la solicitud de dictamen de destino final, oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e Inventarios de baja con el sello de la UCG, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. ¿La información es suficiente? Sí: continúa en la actividad 20. No: comunica al CA, continúa en la actividad 19. | Solicitud de dictamen de destino final, oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental e Inventarios de baja con el sello de la UCG, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículo 44, fracción VII de la LFA. |
CA | 19 | Recibe oficio con observaciones del AGN Se trata de observaciones al inventario de baja, ficha técnica de prevaloración y/o declaratoria de prevaloración: Regresa a actividad 10. | Análisis | |
AGN | 20 | Analiza la solicitud y emite oficio de respuesta, dictamen destino final, acta de baja documental y las envía al CA. | Oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental | 44, fracción VII y 12, fracción VII de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 21 | Recibe el oficio, dictamen de destino final, el acta de baja documental y remite al RAC. | Oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 22 | Recibe el dictamen de destino final y acta de baja documental cuyo sentido: Procede la baja. Sí: continúa en el procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual. No: Regresa a actividad 1 | Dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II de la LFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.3 Destino final | ||||
5.2.2.3.3 Desincorporación de documentos de archivo como bienes muebles | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
RAC | 1 | Envía copia del dictamen de destino final y el acta de baja documental y solicita a la UARRM defina el procedimiento a seguir para la disposición final. | Solicitud, copia de dictamen de destino final y del acta de baja documental | Artículo 12, fracción VII de la LFA, Título Quinto de la LGBN. |
UARRM | 2 | Analiza la solicitud y recomienda al CA proceda conforme al procedimiento "DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES" del MAAGRMSG, en el subproceso que le corresponda. | Solicitud | Artículo 12, fracción VII de la LFA, Título Quinto de la LGBN. |
CA | 3 | Determina, atendiendo la recomendación de la UARRM, que la disposición final de los documentos se realice por: a) Destrucción, continúa en el procedimiento "5.7.7. Destrucción de bienes" del MAAGRMSG (continúa en la actividad 4), o b) Cualquier otro procedimiento de disposición final de bienes distintos al de la destrucción, continúa en el procedimiento correspondiente del proceso "DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES" del MAAGRMSG (continúa en la actividad 8). | Análisis | Artículo 12, fracción VII de la LFA, Título Quinto de la LGBN y MAAGRMSG. |
CA | 4 | (Viene de la conclusión del procedimiento "Destrucción de bienes" del MAAGRMSG). Solicita a la UARRM el acta circunstanciada respecto a la destrucción de documentos. | Correo electrónico u oficio | Artículo 12, fracción VII de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable y MAAGRMSG. |
UARRM | 5 | Remite el acta circunstanciada que hace constar la destrucción de documentos. ¿Se trata de documentación contable? Sí: Pasa a actividad 6. No: Pasa a actividad 7. | Correo electrónico u oficio y acta circunstanciada | Título Quinto de la LGBN. |
CA | 6 | Recibe el acta circunstanciada y la envía a la UCG. | Oficio y acta circunstanciada | Artículo 15, fracción I de la LFA. |
CA | 7 | Digitaliza el acta circunstanciada, el dictamen de destino final y el acta de baja documental y gestiona su publicación en el sitio de internet institucional. Pasa actividad 10. | Acta circunstanciada, dictamen de destino final y acta de baja documental | Artículo 12, fracción VII de la LFA, y Décimo noveno de los LGOCAPEF. |
CA | 8 | (Viene de la conclusión del procedimiento correspondiente del proceso "DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES" del MAAGRMSG). Solicita copia a la UARRM del acta de la entrega- recepción de los documentos de archivo entregados para su disposición final. | Correo electrónico u Oficio | Artículo 12, fracción VII de la LFA, Título Quinto de la LGBN y MAAGRMSG. |
RAC | 9 | Recibe oficio y recaba en el inventario de baja, el acta de la entrega- recepción de los documentos de archivo. | Acuse | Artículo 15, fracción II de la LFA, Título Quinto de la LGBN y MAAGRMSG. |
RAC | 10 | Actualiza la base de datos del archivo de concentración, registrando los expedientes que fueron dados de baja. | Sistema de gestión documental | Artículos 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 11 | Integra el expediente de baja documental | Expediente que debe contener como mínimo: Acuse de la solicitud de Dictamen de destino final enviada al AGN, declaratoria de prevaloración, ficha técnica de prevaloración e Inventario de baja, oficio de respuesta emitido por el AGN, dictamen de destino final, acta de baja documental, acta circunstanciada. En caso de documentación contable original gubernamental además debe incluir: Oficio de autorización de la baja de archivo contable original gubernamental y Cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental | Artículos 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Vigésimo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.2 Archivo de concentración | ||||
5.2.2.3 Destino final | ||||
5.2.2.3.4 Transferencia secundaria | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
RAC | 1 | Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la vigencia documental y poseen valores históricos. | Inventario documental y/o sistema de gestión documental | Artículos 12, fracción VII y 15, fracciones II y III de la LFA, 12, fracción XI del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 2 | Elabora la propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12, fracción VII y 15, fracciones II y III de la LFA, 12, fracción XI del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 3 | Solicita al RAT gestione la autorización del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio o correo electrónico y propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 4 | Recibe la comunicación y remite la propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración a la unidad administrativa para su revisión. | Oficio o correo electrónico y propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Octavo de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 5 | Revisa la propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Noveno de los LGOCAPEF. |
Unidad administrativa | 6 | Autoriza y valida el inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración para enviarlos al RAT e iniciar el trámite de transferencia secundaria. | Inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAT | 7 | Recibe y envía al RAC el inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración autorizados por el titular de la unidad administrativa productora de la documentación. | Oficio, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Octavo y Noveno de los LGOCAPEF. |
RAC | 8 | Recibe los documentos y gestiona ante el CA la transferencia secundaria. | Oficio, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 12, fracción VII y 15, fracciones II y III de la LFA, 12, fracción XI del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 9 | Recibe y verifica la información. ¿Tiene observaciones? Sí: informa al RAC, continúa en la actividad 10. No: continúa en la actividad 11. | Análisis | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 10 | Gestiona las modificaciones y actualiza la información. Continúa en la actividad 9. | Inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. | Artículos 12, fracción VII y 15, fracciones II y III de la LFA, 12, fracción XI del RLFA, y Séptimo, Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 11 | ¿La dependencia o entidad cuenta con archivo histórico? Sí: Elabora solicitud de transferencia secundaria que se integra por: a) Oficio de solicitud, b) Inventario de transferencia (en tres tantos), c) Ficha técnica de prevaloración, d) Declaratoria de prevaloración, Continúa en actividad 12. No: continúa en la actividad 19. | Oficio de solicitud de transferencia, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12, fracción VII, 15, fracción II y 19, fracción III de la LFA, Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Octavo, Noveno y Décimo de los LGOCAPEF, y Numeral 20 de la Norma de Archivo Contable Gubernamental. |
CA | 12 | Envía al RAH la solicitud de transferencia secundaria, requiriendo la fecha, hora lugar y responsable para la recepción de la documentación. | Oficio de solicitud de transferencia secundaria, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículo 12, fracción VII de la LFA |
RAH | 13 | Recibe revisa la información e informa al RAC fecha, hora, lugar y responsable para la recepción de la documentación. | Oficio | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 13 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 14 | Entrega al RAH la remesa de expedientes instalados en cajas identificadas con su cédula correspondiente. | Remesa | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 12 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH y RAC | 15 | Comparan el inventario de transferencia secundaria contra la remesa de expedientes. ¿Existen diferencias? Sí: Retira los expedientes para solventar las observaciones y regresa a actividad 10. No: continúa en la actividad 16. | Inventario de transferencia secundaria y remesa | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5 y 6 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 16 | Sella y entrega al RAC el inventario de transferencia secundaria como acuse de recibo y actualiza el inventario del AH. | Inventario de transferencia secundaria | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 13 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 17 | Notifica al AGN sobre la transferencia secundaria, incluyendo inventario de transferencia secundaria sellado | Oficio de notificación Inventario de transferencia secundaria sellado | Artículo 17, fracción II de la LFA. |
RAH y RAC | 18 | Integran expediente de la transferencia secundaria. Fin del procedimiento | Expediente de transferencia secundaria del Archivo de concentración incluye: a) Oficio de solicitud de transferencia b) Inventario de transferencia secundaria sellado por el archivo histórico Expediente de transferencia secundaria del Archivo histórico incluye: a) Acuse de solicitud de transferencia b) Ficha técnica de prevaloración, c) Declaratoria de prevaloración d) Oficio de respuesta a la solicitud de transferencia secundaria e) Inventario de transferencia secundaria sellado f) Copia de notificación al AGN de la transferencia secundaria | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5 y 6 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 19 | Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: a) Inventario de transferencia secundaria, b) Ficha técnica de prevaloración, c) Declaratoria de prevaloración | Oficio de solicitud de destino final, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12 fracción VII y 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 10 del RLFA, y Cuarto fracción IV, Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 20 | Envía al AGN solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de Destino final. | Oficio de solicitud de destino final, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 12 fracción VII y 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 10 del RLFA, y Cuarto fracción IV, Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
AGN | 21 | Recibe y analiza la solicitud de destino final, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración. ¿La información es suficiente? Sí: continúa en la actividad 22. No: comunica al CA, regresa a la actividad 10. | Oficio de solicitud de destino final, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25 fracción IV del RLFA. |
AGN | 22 | Emite oficio de respuesta dirigido al CA, agendando visita de inspección al archivo de concentración de la dependencia o entidad. | Oficio de respuesta | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
AGN | 23 | Realiza visita de inspección al archivo de concentración de la dependencia o entidad y revisa que la documentación cuente con valores históricos y esté en las condiciones que indica el Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación o los criterios técnicos que para tal efecto emita el AGN. | Visita de inspección Cédula de inspección | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
AGN | 24 | Analiza la información recabada en la visita de inspección. ¿La información es suficiente? Sí: Continúa en actividad 27. No: Continúa en actividad 25. | Análisis | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
AGN | 25 | Envía oficio de respuesta especificando la no precedencia del trámite, o bien emitiendo las observaciones y recomendaciones necesarias. | Oficio de respuesta | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
CA | 26 | Solventa las observaciones emitidas por el AGN y solicita nuevamente visita de inspección. Regresa a actividad 22. | Oficio de seguimiento | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5 y 6 del RLFA y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
AGN | 27 | Emite dictamen de destino final y oficio indicando fecha, hora y lugar para recibir la remesa de documentación. | Oficio Dictamen de destino final | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25 fracción IV del RLFA. |
CA | 28 | Entrega al AGN la remesa de documentación. | Remesa de documentación | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5 y 6 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
AGN | 29 | Verifica que la remesa de la documentación corresponda a lo señalado en el inventario de transferencia secundaria y entrega la constancia de recepción. ¿Existen diferencias? Sí: Solventar las observaciones. Pasar a la actividad 28. No: Continúa en la actividad 30. | Remesa de documentación Inventario de transferencia Constancia de recepción | Artículos 16, 28, de la LFA y 6 y 25 fracción IV del RLFA. |
AGN | 30 | Emite acta de transferencia secundaria y envía al CA. | Acta de transferencia secundaria | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25 fracción IV del RLFA. |
CA | 31 | Recibe acta de transferencia secundaria y recaba la firma del titular de la unidad administrativa productora de la documentación transferida al AGN. | Acta de transferencia secundaria | Artículo 12, fracción VII de la LFA. |
CA | 32 | Remite al AGN el acta de transferencia secundaria firmada por el titular del área administrativa productora de la documentación transferida al AGN. | Acta de transferencia secundaria | Artículo 12, fracción VII de la LFA. |
AGN | 33 | Recibe acta de transferencia secundaria que es firmada por el titular del AGN | Acta de transferencias secundaria | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
AGN | 34 | Envía al CA el acta de transferencia secundaria firmada por el titular del AGN | Acta de transferencia secundaria | Artículos 16, 28, de la LFA, y 6 y 25, fracción IV del RLFA. |
CA | 35 | Remite el acta de transferencia secundaria firmada por el titular de la unidad administrativa y el titular del AGN | Acta de transferencia secundaria | Artículos 12, fracción VII de la LFA, 5 y 6 del RLFA, y Noveno y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAC | 36 | Actualiza el inventario del archivo de concentración. | Sistema de gestión documental | Artículos 17 de la LFA, y 13 del RLFA |
RAC | 37 | Integra expediente de la transferencia secundaria | Expediente que debe contener como mínimo: a) Acuse del oficio de solicitud de dictamen de destino final b) Oficio de respuesta a la solicitud de dictamen de destino final c) Dictamen de destino final d) Acta de transferencia secundaria e) Inventario de transferencia secundaria f) Ficha técnica de prevaloración g) Declaratoria de prevaloración | Artículos 15, fracción II de la LFA, 5, 6 y 12 del RLFA, y Noveno, Décimo y Decimonoveno de los LGOCAPEF. |
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.3 Archivo histórico | ||||
5.2.3.1 Organización y descripción | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
Etapa I. (De la Organización) | ||||
RAH | 1 | ¿El Fondo, Sección o Serie en custodia en el archivo histórico se encuentra organizado? Sí: continúa en la actividad 1 de la Etapa II. No: requiere organización, continúa en la actividad 2. | Diagnóstico | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 2 | Revisa en el Registro Central la existencia del Cuadro general de clasificación archivística. ¿Cuenta con Cuadro general de clasificación archivística? Sí: continúa en la actividad 4. No: requiere organización, continúa en la actividad 3. | Registro central, Cuadro general de clasificación archivística | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 3 | Elabora el Cuadro general de clasificación archivística. | Cuadro general de clasificación archivística | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 4 | Identifica y agrupa los expedientes de acuerdo con las series documentales. | Cuadro general de clasificación archivística | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 5 | Establece la unidad de orden e integra los expedientes o documentos relacionando unos con otros. | Alfabético, numérico o convencional | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 6 | Incorpora los datos de identificación. | Expediente | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 7 | Deposita el o los expedientes en contenedores o unidades de conservación. | Caja | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 8 | Coloca en el lugar que corresponda cada una de las cajas con su etiqueta identificadora. | Etiqueta identificadora Mapa de ordenación topográfica | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 9 | Integra conforme al Registro Central. | Expediente | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. | ||||
Etapa II (De la descripción) | ||||
RAH | 1 | Revisa en el Registro Central la existencia de un instrumento de consulta. ¿Existe instrumento de consulta? Sí: continúa en la actividad 5. No: continúa en la actividad 2. | Registro Central, Catálogo, Inventario, Guías, Índices | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 2 | Selecciona el instrumento de consulta y de acuerdo con sus elementos define el nivel de descripción. | Análisis | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 3 | Analiza y describe, en su caso, fondo, sección, serie, expedienteo documento. | Unidad de descripción | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 4 | Integra el informe y un ejemplar del instrumento de consulta al Registro Central. | Instrumento de consulta | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 5 | Entrega un ejemplar del instrumento de consulta en copia para servicio de consulta al público. | Oficio, instrumento de consulta | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13 del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.3 Archivo histórico | ||||
5.2.3.2 Conservación | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
CA | 1 | Instruye al RAH establecer el monitoreo de las condiciones ambientales en las áreas de depósito del acervo documental histórico. | Oficio | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 2 | Coloca los instrumentos de medición en las áreas del archivo sujetas a evaluación. | Instrumentos de medición | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 3 | Obtiene los datos de cada instrumento de medición. | Registros de los instrumentos de medición | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 4 | Analiza los datos obtenidos, elabora un reporte y recomendaciones para envío al CA. | Oficio | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 5 | Analiza el reporte y recomendaciones. ¿Existe factor de riesgo? Sí: continúa en la actividad 6. No: continúa en la actividad 8. | Análisis | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
CA | 6 | Instruye al RAH para que tramite con el área correspondiente las mejoras al área de archivo histórico. | Oficio | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 7 | Da seguimiento e informa al CA la ejecución de la instrucción. | Informe | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 8 | Integra el informe al Registro Central. | Expediente | Artículos 17, fracción II de la LFA, 13, fracción II del RLFA, y Décimo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
5.2 Administración de Archivos | ||||
5.2.3 Archivo histórico | ||||
5.2.3.3 Servicio de consulta | ||||
Responsable | No. | Actividades | Método o herramienta | Normatividad |
RAH | 1 | Registra al usuario conforme a los datos de su identificación oficial vigente. | Registro | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 2 | Informa al usuario cuáles son los instrumentos de consulta con los que cuenta. ¿Es necesario que le proporcione los instrumentos de identificación para localizar los expedientes? Sí: continúa en la actividad 3. No: continúa en la actividad 4. | Análisis | Arts. 17, fracción II y 26 de la LFA , Art. 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 3 | Entrega los instrumentos solicitados, ya sea en soporte impreso o electrónico. | Guías, inventarios documentales y catálogos disponibles | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 4 | Facilita la boleta de control de consulta para el registro del expediente a consultar. | Boleta | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 5 | Localiza y entrega el expediente al usuario para su consulta. | Expediente | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 6 | Custodia la boleta de control de consulta, previamente firmada por el usuario, hasta la devolución del expediente. | Boleta | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 7 | Recibe el expediente consultado, revisa y verifica su integridad física y numérica, firma de recibido y procede a su colocación en su respectivo espacio. | Expediente | Artículos 17, fracción II y 26 de la LFA, 13, fracciones I y II del RLFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
RAH | 8 | Elabora informe de usuarios atendidos en la sala de consulta. | Informe | Artículo 17, fracción II de la LFA y Décimo de los LGOCAPEF. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad administrativa | 1 | Genera, obtiene, adquiere, transforma la información o recibe una solicitud de acceso respecto de la misma. | Revisión física o electrónica | Arts. 13, 14, 15, 16 y 18 de la LFTAIPG, 26 y 27 del RLFTAIPG y Décimo Quinto al Trigésimo Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. |
Unidad administrativa | 2 | Identifica los expedientes o documentos que contengan información que deba clasificarse como reservada o confidencial. | Revisión física o electrónica | Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG y Décimo Quinto al Trigésimo Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. |
Unidad administrativa | 3 | Clasifica la información, insertando una leyenda a los expedientes o documentos que indique su carácter de reservado y/o confidencial. * Toma nota para efectos del procedimiento 5.3.4. | Formato de clasificación y desclasificación de la información | Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG, 30 del RLFTAIPG y Trigésimo séptimo al Cuadragésimo segundo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad | |
Unidad administrativa | 1 | Identifica los documentos cuyo periodo de reserva está por vencer y requieren ampliación, por lo menos con 5 meses de anticipación. | Revisión física o electrónica | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 2 | Determina que subsisten las causas que dieron origen a la reserva. | Revisión física o electrónica | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. | ||
Unidad administrativa | 3 | Remite al Comité, con 4 meses de anticipación, la solicitud de ampliación del periodo de reserva y justifica que subsisten las causas que motivaron la misma. | Oficio | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. | ||
Comité | 4 | Analiza la solicitud de ampliación del periodo de reserva. ¿Se justifica la ampliación? Sí, continúa en la actividad 7. No, continúa en la actividad 5 | Revisión física | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG | ||
Comité | 5 | Comunica al titular de la unidad administrativa la determinación de que no se justifica la ampliación solicitada | Oficio | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG | ||
Unidad administrativa | 6 | Desclasifica la información cuya ampliación no se justificó, una vez vencido el periodo de reserva. * Toma nota para efectos de los procedimientos 5.3.3 y 5.3.4. Fin de procedimiento | Formato de clasificación y desclasificación de la información | Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34, fracción I del RLFTAIPG y Lineamientos Trigésimo séptimo al Cuadragésimo tercero de los Lineamientos de clasificación y desclasificación | ||
Comité | 7 | Solicita la ampliación al INAI de manera fundada y motivada, por lo menos con 3 meses de anticipación al vencimiento del periodo de reserva. | Oficio | Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. | ||
Comité | 8 | Recibe respuesta del INAI o se actualiza la afirmativa ficta. ¿Se autoriza la ampliación y/o verifica la configuración de la afirmativa ficta? Sí, continúa en la actividad 9. No, continúa en la actividad 5 | Oficio y/o comunicación electrónica, o falta de respuesta en los 2 meses posteriores a la presentación de la solicitud | Art. 35 del RLFTAIPG | ||
Comité | 9 | Comunica al titular de la unidad administrativa la autorización de la ampliación del periodo de reserva o la afirmativa ficta. | Oficio y/o comunicación electrónica | Arts. 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. | ||
Unidad Administrativa | 10 | Registra la ampliación del periodo de reserva. * Toma nota para efectos del procedimiento 5.3.4. | Formato de clasificación y desclasificación de la información | Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 35 del RLFTAIPG y Lineamientos Trigésimo séptimo al Cuadragésimo tercero de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. | ||
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad | |
Unidad administrativa | 1 | Desclasifica expedientes o documentos clasificados como reservados, cuando: a) Venza el período de reserva; b) Desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificación, o c) El Comité o el INAI instruyan en su caso, la desclasificación. | Formato de clasificación y desclasificación de la información | Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34 del RLFTAIPG, Décimo tercero y Décimo cuarto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. | |
Unidad administrativa | 2 | Elabora la relación de expedientes o documentos desclasificados. | Documento | Arts. 17 de la LFTAIPG y 31 del RLFTAIPG. | |
Unidad administrativa o Unidad (según corresponda) | 3 | Actualiza los índices de expedientes reservados del INAI conforme al procedimiento 5.3.4. | Sistema de índices de expedientes reservados | Arts. 15 de la LFTAIPG y 34 del RLFTAIPG. | |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad | 1 | Promueve, entre las unidades administrativas, previo a la fecha en que deben ser remitidos, la actualización de los expedientes que durante el semestre correspondiente fueron: a) clasificados, b) desclasificados, y c) en su caso, las ampliaciones de periodos de reserva. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna | Tercero de los Lineamientos para notificar al INAI los índices. |
Unidad administrativa | 2 | Identifica los expedientes que durante el semestre correspondiente fueron: a) clasificados, b) desclasificados, y c) en su caso, las ampliaciones de periodos de reserva. | Sistema de índices, documento electrónico o sistema de control de gestión interna | Arts. 17 de la LFTAIPG y 31 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa/ Unidad | 3 | Accede al Sistema de índices y realiza la actualización. | Sistema de índices | Tercero de los Lineamientos para notificar al INAI los índices. |
Unidad administrativa/ Unidad | 4 | Envía al Comité a través del Sistema de índices, y se lo comunica por oficio, informando el total de expedientes clasificados y desclasificados, dentro de los primeros 10 días hábiles de los meses de enero y julio de cada año. | Sistema de índices y oficio | Tercero de los Lineamientos para notificar al INAI los índices. |
Comité | 5 | Recibe a través del Sistema de índices para su aprobación, dentro de los 10 días hábiles siguientes al periodo de envío por parte de la unidad administrativa. ¿Los aprueba? Sí, continúa en la actividad 6. No, continúa en la actividad 8. | Sesión | Arts. 17 y 29 de la LFTAIPG y 31 del RLFTAIPG. |
Comité | 6 | Instruye a la Unidad para su envío al INAI a través del Sistema de índices, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la aprobación. | Sistema de índices | Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG y Tercero y Cuarto de los Lineamientos para notificar al INAI los índices. |
Unidad | 7 | Envía la actualización de índices de expedientes reservados al INAI y genera el acuse correspondiente. Fin de procedimiento. | Sistema de índices y acuse | Cuarto de los Lineamientos para notificar al INAI los índices. |
Comité | 8 | Instruye a la Unidad o a la unidad administrativa, en su caso, para que realice las adecuaciones que correspondan. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa/ Unidad | 9 | Realiza las adecuaciones instruidas por el Comité. | Sistema de índices | Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG. |
Comité | 10 | Verifica el cumplimiento de sus instrucciones. ¿Fueron observadas? Sí, continúa en la actividad 6. No, continúa en la actividad 8. | Sistema de índices | Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad |
Etapa I (De la Unidad) | ||||
Unidad o SPH | 1 | Recibe al solicitante que acude directamente a la dependencia o entidad y lo orienta y apoya en la captura de su solicitud de información. Recibe la solicitud. ¿Se recibió por escrito libre, correo certificado, mensajería o medios electrónicos? continúa en la actividad 2. ¿Se recibió por INFOMEX? continúa en la actividad 3. | Recepción física; correo certificado, mensajería, o medios electrónicos o INFOMEX | Arts. 28, fracción III, 40 y 41 de la LFTAIPG, 56 y 66 del RLFTAIPG, Tercero, Quinto, Décimo Primero y Décimo Segundo de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 2 | Registra la solicitud en el INFOMEX, el mismo día de su recepción, excepto cuando se hubiese recibido después de las 18:00 horas, en cuyo caso, la captura se hará al día hábil siguiente, generando el acuse y enviándolo al solicitante en el medio elegido para recibir notificaciones. | INFOMEX y/o correo certificado | Arts. 40 de la LFTAIPG y 66 del RLFTAIPG, Tercero y Quinto de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 3 | Revisa el contenido de la solicitud. ¿La información solicitada es competencia de la dependencia o entidad? a) No, continúa en la actividad 7. b) No lo puede determinar, por lo que lo turna a la unidad administrativa correspondiente para su determinación, continúa en la actividad 1 de la Etapa II. c) Sí, continúa en la actividad 4. | INFOMEX | Arts. 40 de la LFTAIP, 69 del RLFTAIPG y Quinto, fracción VI de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 4 | ¿Se encuentra en alguna de las hipótesis a que se refiere el Art. 48 de la LFTAIPG? Sí, no se dará trámite a la solicitud, continúa en la actividad 9. No, continúa en la actividad 5. | INFOMEX | Art. 48 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH | 5 | ¿Cumple con los requisitos a que se refiere el artículo 40 de la LFTAIPG? Sí, continúa en la actividad 6. No, continúa en la actividad 8. | INFOMEX | Art. 40 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH | 6 | (También viene de la actividad 2 de la Etapa II) Turna la solicitud a la o las unidades administrativas que pudieran tener la información, dentro de los 2 días hábiles siguientes a aquél en que se haya recibido, continúa en la actividad 1 de la Etapa II. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 43 de la LFTAIPG, 70, fracción I del RLFTAIPG y Quinto, fracción III de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 7 | Orienta al solicitante, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción, sobre la dependencia o entidad que pudiera tener la información. Fin de procedimiento. | INFOMEX y/o correo certificado | Arts. 40 de la LFTAIPG, 69 del RLFTAIPG y Quinto, fracción VI de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 8 | Requiere al solicitante, por única vez, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, para que proporcione, en un plazo que no exceda de un mes, mayores elementos para identificar la información. ¿Recibe mayores elementos para identificar la información? Sí, continúa en la actividad 6. No, se desecha la solicitud por el INFOMEX. Fin de procedimiento. | INFOMEX y/o correo certificado | Art. 40 de la LFTAIPG y Quinto, fracción IV de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 9 | a) Si es ofensiva, la solicitud es desechada y se notifica por el INFOMEX. b) Si es sustancialmente idéntica a otra solicitud presentada por la misma persona y bajo idéntica modalidad es desechada y se notifica por el INFOMEX. c) Si la información se encuentra públicamente disponible se indica el lugar en el que se encuentra. Fin de procedimiento. | INFOMEX | Arts. 42 y 48 de la LFTAIPG. |
Etapa II (Atención de solicitudes de acceso a información pública o clasificada) | ||||
Unidad administrativa | 1 | Recibe la solicitud. (Viene de las actividades 3, inciso b), o 6 de la Etapa I. La Unidad o SPH turnó solicitud de información). | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Art. 43 de la LFTAIPG y Quinto, fracción III de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad administrativa | 2 | Analiza el sentido y alcance de la solicitud de acceso. ¿Es de su competencia? Sí, continúa en la actividad 3. No es de su competencia y sugiere a la Unidad: a) Sugiere el turno a una diversa unidad administrativa y continúa en la actividad 6 de la Etapa I. b) La dependencia o entidad no es competente y orienta sobre la institución competente, continúa en la actividad 7 de la Etapa I. | Análisis | Arts. 40 y 42 de la LFTAIPG y 69 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 3 | Analiza si cuenta con los elementos necesarios para identificar la información solicitada. Sí cuenta con los elementos, continúa en la actividad 4. No cuenta con los elementos, envía a la Unidad una aclaración para el solicitante, * continúa en la actividad 8 de la Etapa I. * Siempre y cuando no se haya solicitado una aclaración previa. | Análisis | Arts. 40 y 42 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 4 | Considera necesario solicitar la ampliación del plazo de respuesta. Sí, continúa en la actividad 1 de la Etapa IV. No, continúa en la actividad 5. | Análisis | Arts. 44 de la LFTAIPG y 71 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 5 | Realiza una búsqueda exhaustiva de la información en sus archivos. (También viene de la actividad 5, Etapa IV) ¿Existe la información en sus archivos? Sí, continúa en la actividad 6. No, continúa en la actividad 1 de la Etapa III. | Revisión física y/o electrónica | Art. 46 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 6 | Determina si la información es pública, reservada o confidencial. (También viene de la actividad 5, Etapa III. Sí, localizó la información) ¿La información es pública? a) Sí, continúa en la actividad 7. b) No, es reservada y/ o confidencial, la clasifica conforme al procedimiento 5.3.1, o en su caso, verifica subsistan las causas que dieron origen a su clasificación, y continúa en la actividad 9. c) No, es parcialmente reservada y/o confidencial, la clasifica conforme al procedimiento 5.3.1, continúa en la actividad 1 de la Etapa V. | Revisión física | Arts. 42, 43 y 45 de la LFTAIPG, 70 del RLFTAIPG y Lineamientos Cuarto, Quinto y Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. |
Unidad administrativa | 7 | Envía a la Unidad o SPH dentro de los 15 días hábiles siguientes a aquél en que se recibió la solicitud, la información solicitada, y/o indica el número de fojas en que consta y/o la modalidad en que se encuentra disponible; o bien, la fuente, lugar y forma en que se puede consultar, reproducir o adquirir la información, continúa en la actividad 8, inciso a). (También viene de la actividad 11). | INFOMEX | Arts. 42 de la LFTAIPG y 70, fracción II del RLFTAIPG, Tercero y Cuarto de los Lineamientos en la modalidad de consulta directa y artículo Décimo Segundo, fracción V inciso b) del AEIDA. |
Unidad o SPH | 8 | a) Recibe la respuesta de la unidad administrativa y continúa en la actividad 12. b) Recibe la determinación del Comité no concediendo la prórroga y notifica a la unidad administrativa, continúa en la actividad 5. (Viene de la actividad 2, Etapa IV. Comité, no concedió la prórroga). | INFOMEX | Arts. 28, fracción IV y 41 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 9 | Comunica al Comité, de manera fundada y motivada, la clasificación de la información y, en su caso, el plazo de la reserva, dentro de los 8 días hábiles siguientes a su recepción. | Oficio y solicitud de acceso | Arts. 45 de la LFTAIPG, 70, fracción III del RLFTAIPG y Lineamientos Cuarto, Quinto y Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. |
Comité | 10 | Resuelve en el menor tiempo posible, de manera fundada y motivada, respecto de la clasificación de la información y lo comunica a la Unidad. ¿Cuenta con los elementos para emitir la resolución? Sí, continúa en la actividad 11. No, analiza la posibilidad de ampliar el plazo de respuesta y continúa en la actividad 2 de la Etapa IV. | Resolución y/o correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/ o oficio | Arts. 45 de la LFTAIPG y 70, fracción III del RLFTAIPG. |
Unidad | 11 | Comunica la resolución a la unidad administrativa y al solicitante. ¿La resolución confirma la clasificación y niega el acceso a la información? a) Sí. Fin de procedimiento. b) No, revoca la clasificación y concede el acceso a la información, indicando a la unidad administrativa el plazo para su cumplimiento, continúa en la actividad 7 en caso de que la información sea pública, o c) No, modifica la clasificación y concede el acceso a la información, continúa en la actividad 1 de la Etapa V, para elaborar versión pública de la información. | INFOMEX y correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/ o oficio | Arts. 41 y 45 de la LFTAIPG y 70 del RLFTAIPG. |
Unidad o SPH | 12 | Comunica, en su caso, la disponibilidad de documentos. ¿Hay costos de reproducción y envío? No, continúa en la actividad 13. Sí, continúa en la actividad 14. | INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante, o correo certificado | Arts. 27, 28, fracción IV, 41 y 44 de la LFTAIPG, 51 y 68 del RLFTAIPG y Lineamientos Sexto a Décimo de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 13 | Proporciona al solicitante acceso a los documentos. Fin de procedimiento. | INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante | Arts. 50 y 54 del RLFTAIPG y Cuarto de los Lineamientos en la modalidad de consulta directa. |
Unidad o SPH | 14 | Comunica al solicitante los costos de reproducción y envío, en su caso, genera el formato de pago correspondiente. | INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante o correo certificado | Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG, 50, 51 y 73 del RLFTAIPG y Lineamiento Sexto, fracciones I, III y V de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad o SPH | 15 | Recibe la notificación de pago por parte del solicitante. | INFOMEX o medio elegido por el solicitante | Arts. 44 de la LFTAIPG y 74 del RLFTAIPG. |
Unidad o SPH | 16 | Requiere a la unidad administrativa el envío de la información que se puso a disposición. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y 74 del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 17 | Entrega a la Unidad o SPH, en el menor tiempo posible, la información. | Física | Art. 44 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH | 18 | Entrega o envía la información al solicitante, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de pago. Registra en el INFOMEX la entrega de la información. Fin de procedimiento. | Entrega en la Unidad o por mensajería o correo certificado | Arts. 28, fracción IV, 41 y 44 de la LFTAIPG y 51, 54 y 74 del RLFTAIPG. |
Etapa III (Atención de solicitudes de acceso a información inexistente) | ||||
Unidad administrativa | 1 | Comunica al Comité, dentro de los 5 días hábiles siguientes a aquel en que recibió la solicitud, la inexistencia de la información, orientando, en su caso, sobre la posible ubicación de la misma. (Viene de la actividad 5, Etapa II. No existe la información en sus archivos). | Oficio y solicitud de información | Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fracción V del RLFTAIPG. |
Comité | 2 | Analiza el caso y, de ser procedente, determina la adopción de medidas para localizar la información. ¿Se requieren medidas para localizar la información? a) Sí, continúa en la actividad 3. b) Sí, pero es próximo el vencimiento del plazo de respuesta (20 días hábiles), continúa en la actividad 2 de la Etapa IV. c) No, continúa en la actividad 7. | Análisis | Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fracción V del RLFTAIPG. |
Comité | 3 | Instruye a la Unidad o SPH o unidad administrativa para que realice las gestiones necesarias para localizar la información. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 29, fracción IV y 46 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH | 4 | Comunica, el mismo día, a la unidad administrativa la instrucción del Comité. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Art. 29, fracción IV de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 5 | Adopta las medidas comunicadas por el Comité o la Unidad o SPH para localizar la información. ¿Localiza la información? Sí, continúa en la actividad 6 de la Etapa II. No, continúa en la actividad 6. | Revisión física | Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fracción V del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 6 | Comunica al Comité la inexistencia de la información. | Oficio y/o sistema de control de gestión interna | Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fracción V del RLFTAIPG. |
Comité | 7 | Resuelve, en el menor tiempo posible, de manera fundada y motivada, sobre la inexistencia de la información y lo comunica a la Unidad. | Resolución y correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/ o oficio | Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fracción V del RLFTAIPG. |
Unidad | 8 | Comunica la resolución al solicitante y a la unidad administrativa. Fin de procedimiento. | INFOMEX, o medio seleccionado por el solicitante o correo certificado | Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y Sexto, fracción VI de los Lineamientos de acceso a la información. |
Etapa IV (Ampliación del plazo de respuesta o prórroga) | ||||
Unidad administrativa | 1 | (También viene de la actividad 4, Etapa II. Sí, requiere solicitar la ampliación) Solicita al Comité, indicando las razones que motiven la ampliación del plazo de respuesta. | Oficio y solicitud | Art. 44 de la LFTAIPG. |
Comité | 2 | Analiza la ampliación del plazo de respuesta. (Viene de las actividades 10, Etapa II o 2, inciso b), Etapa III) ¿Es procedente la prórroga? Sí, continúa en la actividad 3. No, continúa en la actividad 8, inciso b) de la Etapa II. | Análisis | Arts. 44 de la LFTAIPG, y 71 del RLFTAIPG. |
Comité | 3 | Determina la ampliación del plazo de respuesta hasta por 20 días hábiles, indicando las razones que lo motiven y lo comunica a la Unidad. | Acuerdo, resolución, oficio y/o sistema de control de gestión interna | Arts. 44 de la LFTAIPG y 71 del RLFTAIPG. |
Unidad | 4 | Comunica la determinación del Comité, a la unidad administrativa y al solicitante. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio INFOMEX o correo certificado o estrados | Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y Lineamiento Quinto, fracción V de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad administrativa | 5 | Recibe la determinación del Comité, continúa en la actividad 5 de la Etapa II. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 44 de la LFTAIPG y 71 del RLFTAIPG. |
Etapa V (Versiones públicas) |
Unidad administrativa | 1 | (Viene de la actividad 6, inciso c) de la Etapa II) a) Determina que la información solicitada es parcialmente reservada y/o confidencial. (También viene de la actividad 11, inciso c) de la Etapa II) b) Recibe notificación de la resolución del Comité para generar una versión pública. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 43 de la LFTAIPG y 30 y 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 2 | Verifica las partes reservadas y/o confidenciales del documento o expediente. | Revisión física o electrónica | Arts. 43 de la LFTAIPG; 30, 41 y 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Unidad administrativa | 3 | Comunica al Comité, de manera fundada y motivada, la clasificación de las partes o secciones del documento o expediente, así como su disponibilidad en versión pública, y la forma de reproducción. | Oficio | Arts. 43 de la LFTAIPG; 30, 41, 45 y 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Comité | 4 | Analiza la clasificación del documento o expediente y su disponibilidad en versión pública y determina la procedencia de ésta. ¿Procede la clasificación? Sí, continúa en la actividad 5. No, continúa en la actividad 6. | Análisis | Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG; 30, 41 y 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Comité | 5 | Confirma la clasificación del documento o expediente y su disponibilidad en versión pública, y continúa en la actividad 7. | Resolución | Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG; 30, 41 y 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Comité | 6 | Revoca la clasificación del documento o expediente y: a) Determina se otorgue acceso a la versión íntegra de la información solicitada y continúa en la actividad 11 inciso c) de la Etapa II. b) Determina se otorgue acceso al documento o expediente y su disponibilidad en versión pública conforme a la resolución, y continua en la actividad 7. | Resolución | Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG; 30, 41 y 70 del RLFTAIPG. |
Comité | 7 | Comunica la resolución a la Unidad. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 70, fracción IV del RLFTAIPG. |
Unidad | 8 | Comunica a la unidad administrativa y al solicitante la resolución del Comité. ¿La reproducción tiene costo? Sí, continúa en la actividad 9. No, continúa en la actividad 11. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio INFOMEX y/o oficio y/o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante o correo certificado | Arts. 41, 42 y 43 de la LFTAIPG; 50, 51, 54 y 73 del RLFTAIPG y Lineamiento Sexto, fracciones I, II, III y V de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad | 9 | Recibe la elección del medio de reproducción y, en su caso, genera el formato de pago y/o envío. | INFOMEX o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante o correo certificado | Arts. 27 y 41 de la LFTAIPG y Lineamiento Sexto, fracción V de los Lineamientos de acceso a la información. |
Unidad | 10 | Recibe la notificación del pago del costo de reproducción de la información y/o envío correspondiente. | INFOMEX o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante | Arts. 27 y 41 de la LFTAIPG. |
Unidad | 11 | Requiere a la unidad administrativa remita la versión pública correspondiente. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 41 y 43 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 12 | Elabora versión pública del expediente o documento, y entrega a la Unidad, en el menor tiempo posible. | Física o electrónica | Arts. 43 y 44 de la LFTAIPG; 30, 41, 51, 73 y 74 del RLFTAIPG, Séptimo de los Lineamientos de clasificación y desclasificación y los Lineamientos de versiones públicas. |
Unidad | 13 | Recibe versión pública y la entrega al solicitante, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de la notificación de disponibilidad de la información y/o del pago del costo de reproducción y en su caso, del envío. Fin de procedimiento. | Física o electrónica | Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividad | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad o SPH y/o Comité | 1 | Recibe del INAI notificación relativa a un recurso de revisión procedente, interpuesto por el particular, que puede ser: a) Acuerdo de admisión y traslado al Comité (continúa en la actividad 2), y/o b) Requerimiento de informe sobre el contenido de la información clasificada (continúa en la actividad 2), y/o c) Solicitud de información adicional sobre el motivo de la respuesta otorgada (continúa en la actividad 2), y/o d) Acuerdo de acceso a la información clasificada o celebración de audiencia con las partes, continúa en la actividad 9. | Herramienta de comunicación | Arts. 28, 29 y 49 de la LFTAIPG, 88 del RLFTAIPG y Octavo de los Lineamientos para comunicación con el INAI. |
Unidad o SPH y/o Comité | 2 | Analiza si requiere información de la unidad administrativa involucrada para atender las notificaciones a), b) o c) recibidas. ¿Requiere información? Sí, continúa en la actividad 3. No, continúa en la actividad 5. | Análisis | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 3 | Requiere la información a la unidad administrativa el mismo día en que recibió el acuerdo de admisión. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 28, 29 y 43 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 4 | Remite, en el menor tiempo posible, la información solicitada. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 42, 43, 45 y 46 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 5 | Elabora el proyecto de alegatos y/o documentación necesaria para la sustanciación del recurso de revisión. | Documentos diversos | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG y 90 del RLFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 6 | Somete el proyecto correspondiente al Comité. | Documentos diversos | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG y 90 del RLFTAIPG. |
Comité | 7 | Aprueba el proyecto de alegatos y/o documentación necesaria para la sustanciación del recurso de revisión. | Documentos diversos | Art. 29 de la LFTAIPG y 90 del RLFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 8 | Remite al INAI los alegatos y/o documentación necesaria para la sustanciación del recurso de revisión, incluyendo, dependiendo del asunto, la notificación de la Unidad al solicitante de un alcance o modificación de respuesta. En su caso, continúa en la actividad 11. | Herramienta de comunicación y, en su caso, correo electrónico o correo certificado o estrados | Octavo, fracción III de los Lineamientos para comunicación con el INAI. |
Unidad o SPH y/o Comité | 9 | Comunica a la unidad administrativa el acuerdo. | Correo electrónico y/o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH o Comité y unidad administrativa | 10 | a) Atienden la celebración de audiencia (continúa en la actividad 5) y/o b) Determina otorgar acceso a la información e informan al INAI dicha circunstancia (continúa en el inciso a) de la actividad 12). | Análisis y/o Asistencia al INAI | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 11 | Recibe la resolución emitida por el INAI. | Herramienta de comunicación | Octavo, fracción VI de los Lineamientos para comunicación con el INAI. |
Unidad o SPH y/o Comité | 12 | Analiza la resolución para identificar el sentido y alcance que puede ser: a) Desechar, sobreseer o confirmar. Fin de procedimiento. b) Revocar o modificar, continúa en la actividad 13. | Análisis | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 13 | Realiza las gestiones necesarias a efecto que se dé cumplimiento a la resolución en los términos y plazo ordenados por el INAI. | Oficio | Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG. |
Unidad administrativa | 14 | Atiende los requerimientos de la Unidad o SPH y/o Comité en los términos de la resolución emitida por el INAI y dentro del tiempo concedido por el mismo, según corresponda: a) Cuando la resolución modifica y la información es pública, en lo conducente se observará lo señalado en la Etapa II a partir de la actividad 7 del procedimiento 5.4. b) Si se determina que la información es reservada y/o confidencial o, en su caso, parcialmente reservada y/o confidencial, en lo conducente se observará lo señalado en la Etapa II a partir de la actividad 9 o en la Etapa V a partir de la actividad 2, ambas del procedimiento 5.4. c) Si se confirma que la información es inexistente, en lo conducente se observará lo señalado en la Etapa III, a partir de la actividad 2 del procedimiento 5.4. Concluido el procedimiento correspondiente, todas continúan en la actividad 15. | Oficio | Arts. 42, 43, 45 y 46 de la LFTAIPG. |
Unidad o SPH y/o Comité | 15 | Notifica el cumplimiento al INAI a más tardar el día de su vencimiento. | Herramienta de comunicación | Noveno de los Lineamientos para comunicación con el INAI. |
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Responsable | No. | Actividades | Método o Herramienta | Normatividad |
Unidad | 1 | a. Solicita a la unidad administrativa identificar información socialmente útil, conforme a su marco jurídico de actuación, características, particularidades, condiciones y circunstancias. Continúa en la actividad 8. b. Solicita al Comité la aprobación de la constitución de grupos de apoyo. Continúa en la actividad 2. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna y/o oficio | Objetivo 1. Impulsar un gobierno abierto que fomente la rendición de cuentas en la Administración Pública Federal. Estrategia 1.4 Mejorar la transparencia de la información socialmente útil de la APF. Líneas de Acción 1.4.1, 1.4.3 y 1.4.5 del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. Indicadores del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno: Índice de Transparencia Focalizada. |
Comité | 2 | Aprueba y establece grupos de apoyo a la Unidad. | Sesión | |
Unidad | 3 | Solicita a la unidad administrativa nombre al SPD para conformar el grupo de apoyo. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna u oficio | |
Unidad administrativa | 4 | Comunica a la Unidad, el SPD que conformará el grupo de apoyo. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna u oficio | |
Unidad | 5 | Registra al SPD que conformará el grupo de apoyo. | Documento | |
Unidad y grupo de apoyo | 6 | Identifica la información para ponerla a disposición de los usuarios del portal de internet. | Análisis y síntesis |
Unidad y grupo de apoyo | 7 | Envía la información identificada por la unidad administrativa para su validación, continúa en la actividad 9. | Análisis |
Unidad administrativa | 8 | Analiza y selecciona información socialmente útil, para ponerla a disposición de los usuarios del portal de internet, continúa en la actividad 10. | Análisis |
Unidad administrativa | 9 | Valida la información para asegurar que sea accesible, relevante, comprensible, asequible, y actualizada. | Revisión física y rúbrica | | |
Unidad administrativa | 10 | Envía la información validada a la Unidad. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna u oficio | ||
Unidad | 11 | Solicita al área de tecnologías de la información o responsable de publicar la información, su difusión en el portal de internet o en su caso, en otras plataformas informáticas. | Correo electrónico o sistema de control de gestión interna u oficio | ||
Unidad | 12 | Evalúa la calidad de la información socialmente útil publicada en el portal de internet o en su caso, en otras plataformas informáticas. | Portal de internet, o en su caso, otras plataformas. | ||
Unidad | 13 | Utiliza otros sistemas o medios para difundir la información socialmente útil hacia sus audiencias estratégicas o específicas. | Ejercicio de Participación Ciudadana de la dependencia o entidad; sesión informativa o de trabajo con la audiencia estratégica o específica; otros sistemas o medios que determine la Unidad. | ||
Unidad | 14 | Verifica la difusión de la información socialmente útil hacia sus audiencias estratégicas o específicas. | Evidencia del uso de otros sistemas o medios para difundir la información socialmente útil hacia sus audiencias estratégicas o específicas. |
Unidad | 15 | Utiliza otros sistemas o medios de manera permanente, para incentivar el uso, intercambio y difusión de la información socialmente útil en la población en general. | Ejercicio de Participación Ciudadana de la dependencia o entidad; sesión informativa o de trabajo con la audiencia estratégica o específica; otros sistemas o medios que determine la Unidad. | ||
Unidad | 16 | Verifica el uso de sistemas, medios o implementación de acciones adicionales, que incentiven el uso, intercambio y difusión de la información socialmente útil, en la población en general. | | ||
FIN DE PROCEDIMIENTO. |
Elementos mínimos del formato de control de correspondencia |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Nombre de la unidad administrativa; 4) Título "Ficha de control de correspondencia"; 5) Ejercicio que corresponda; 6) Fecha de elaboración; 7) Folio. |
Columnas/filas/celdas: 8) Número consecutivo; 9) Destinatario; 10) Remitente; 11) Fecha de recepción; 12) Hora; 13) Tipo de documento; 14) Número de oficio; 15) Breve descripción del asunto; 16) Túrnese a; 17) Área de adscripción; 18) Indicaciones; 19) Fecha de recepción en el área tramitadora; 20) Nombre y firma de quien recibe; 21) Carácter del trámite (urgente, a la brevedad posible); 22) Seguimiento; 23) Resolución final; 24) Observaciones; 25) Anexos. |
Firmas: 26) Nombre y firma o sello de la oficialía de partes o del destinatario; 27) Nombre de quien recibe la correspondencia o la solicitud de envío. |
Elementos mínimos del Reporte diario de correspondencia |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad; 2) Nombre de la Dependencia o Entidad; 3) Nombre de la unidad administrativa; 4) Título "Reporte diario de correspondencia"; 5) Ejercicio que corresponda; 6) Fecha de elaboración; 7) Número de hoja y total de éstas. |
Columnas/filas/celdas: 8) Número consecutivo; 9) Número de folio asignado; 10) Hora de recepción; 11) Remitente; 12) Destinatario; 13) Mensajero; 14) Hora de entrega; 15) Tiempo de entrega en minutos; 16) Origen del documento (ventanilla, correo certificado, Intercambio Gubernamental); 17) Tipo de remitente (Dependencia o Entidad, empresa, organización, persona física). |
Firmas: 18) Nombre, cargo y firma del responsable de elaborar el reporte (mínimo un subdirector de área, jefe de oficina o equivalente). |
Elementos mínimos necesarios del inventario de archivo de trámite y concentración |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Tipo de inventario: de archivo de trámite/concentración, 4) Número de hoja, p. ej. "Hoja 1 de 3"; 5) Unidad administrativa productora; 6) Fondo; 7) Sección; 8) Serie. |
Columnas/filas/celdas: 9) Número consecutivo; 10) Número de caja; 11) Número del expediente; 12) Clasificación archivística del expediente; 13) Descripción o asunto; 14) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre); 15) Número de folios; 16) Valor documental (Administrativo, legal, fiscal y/o contable); 17) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años); 18) Condiciones de acceso (Reservada y confidencial); 19) Ubicación topográfica; 20) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia). |
Elementos mínimos del formato de vale de préstamo de expedientes. Archivo de trámite |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Fecha de préstamo; 4) Tipo de préstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario: Nombre completo, puesto, número de identificación, área de adscripción, piso, teléfono y/o extensión, correo electrónico, 7) Datos del expediente: Número consecutivo del expediente, total de expedientes, fecha de devolución, fecha de prórroga (en su caso); 8) Registro de anomalías. |
Firmas: 9) Solicitó: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepción; 10) Autorizó: Responsable del archivo de trámite, de conformidad al marco jurídico vigente. |
Elementos mínimos del formato de vale de préstamo de expedientes semiactivos. Archivo de concentración |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Fecha de préstamo; 4) Tipo de préstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario: Nombre completo, puesto, número de identificación, área de adscripción, ubicación física, piso, teléfono y/o extensión, correo electrónico; 7) Datos del expediente: Número de transferencia, número consecutivo del expediente, total de expedientes, fecha de devolución, fecha de prórroga, clave de ubicación topográfica conforme a infraestructura establecida; 8) Registro de anomalías. |
Firmas: 9) Solicitó: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepción; 10) Autorizó: Responsable del archivo de concentración, de conformidad al marco jurídico vigente. |
Elementos mínimos necesarios del Inventario de transferencia primaria/ secundaria |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Tipo de inventario de transferencia: primaria/secundaria; 4) Número de hoja, p. ej. "Hoja 1 de 3"; 5) Fecha de transferencia; 6) Número de transferencia; 7) Unidad administrativa productora; 8) Fondo; 9) Sección; 10) Serie. |
Columnas/filas/celdas: 11) Número consecutivo; 12) Número de caja; 13) Número del expediente; 14) Clasificación archivística del expediente; 15) Descripción o asunto; 16) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre); 17) Número de folios; 18) Valor documental (Administrativo, legal y fiscal/contable); 19) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años); 20) Condiciones de acceso (Reservada y confidencial); 21) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia). |
Hoja de cierre: 22) Deberá incluir la siguiente leyenda: "El presente inventario consta de __fojas y ampara la cantidad de __expedientes de los años de __al__, contenidos en__ cajas, con un peso aproximado de __kg."; 23) Nombre, firma, cargo y área de adscripción de la persona que formuló el inventario; 24) Nombre, firma, cargo y área de adscripción de la persona que revisó el inventario; 25) Nombre y firma del titular de la unidad administrativa que autorizó el inventario; 26) Nombre y firma del responsable del archivo de concentración o histórico, según sea el caso, que recibe el inventario. |
Elementos mínimos necesarios del inventario de baja documental |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Tipo de inventario: de baja documental; 4) Número de hoja, p. ej. "Hoja 1 de 3"; 5) Unidad administrativa productora; 6) Fondo; 7) Sección; 8) Serie. |
Columnas/filas/celdas: 9) Número consecutivo; 10) Código de clasificación archivística; 11) Número de caja; 12) Número de expediente; 13) Descripción del expediente; 14) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre); 15) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia); 16) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable); 17) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años). |
Firmas: 18) Deberá incluir la siguiente leyenda: "El presente inventario consta de __ fojas y ampara la cantidad de__ expedientes de los años __contenidos en __ cajas o paquetes; con un peso aproximado de __ kilogramos."; 19) Nombre, firma y cargo de la persona que elaboró el inventario; 20) Nombre, firma y cargo de la persona que revisó el inventario; 21) Nombre y firma del titular de la unidad administrativa que autorizó el inventario. |
Elementos mínimos necesarios de la declaratoria de prevaloración de archivos para transferencia secundaria |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Nombre del formato "Declaratoria de Prevaloración de archivos"; 4) Lugar y fecha. |
Cuerpo del texto: 5) Deberá incluir la siguiente leyenda: Se declara que el inventario documental que respaldan los archivos cuya transferencia secundaria se promueve consta de ___ fojas que amparan los expedientes procedentes de la ___________. La transferencia secundaria se realiza con base en el catálogo de disposición documental vigente y en que han prescrito los valores primarios ________________ y que posee valores secundarios. Se comprobó que la documentación ha cumplido con las vigencias documentales de ____ años en el archivo de trámite y ____ años en el archivo de concentración. Al revisar el inventario se observó que éste refleja el contenido de ___ expedientes correspondientes al periodo _________, contenidos en ___________ cajas, con un peso aproximado de _______________ kilogramos, equivalentes a ________________ metros lineales de documentación. Asimismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución o expedientes con información reservada y/o confidencial cuyos plazos no han prescrito, conforme a las disposiciones aplicables. |
Firmas: 6) Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. |
Elementos mínimos necesarios de la declaratoria de prevaloración de archivos para baja documental |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Nombre del formato "Declaratoria de Prevaloración de archivos"; 4) Lugar y fecha. |
Cuerpo del texto: 5) Deberá incluir la siguiente leyenda: Se declara que el inventario documental que respalda los archivos cuya baja documental se promueve consta de ___ fojas que amparan los expedientes procedentes de la ___________. La baja documental se realiza con base en el catálogo de disposición documental vigente y que han prescrito los valores primarios ________________ y se identificó que no posee valores secundarios, de conformidad con la normatividad aplicable. Cabe señalar que se llevó a cabo un procedimiento de valoración documental y no se identificó documentación con probable valor histórico; se verificó que la documentación ha cumplido con las vigencias documentales de ______ años en el archivo de trámite y ______ años en el archivo de concentración respectivamente. Al revisar el inventario de baja contra expedientes, se observó que este refleja el contenido de ____________ expedientes con periodo ________________, contenidos en ___________ cajas, con un peso aproximado de _______________ kilogramos, equivalentes a ________________ metros lineales de documentación. Asimismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución o expedientes con información reservada y/o confidencial cuyos plazos no han prescrito, conforme a las disposiciones aplicables |
Firmas: 6) Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. |
Elementos mínimos necesarios de la ficha técnica de prevaloración de archivos |
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad; 3) Nombre del formato "Ficha técnica de prevaloración de archivos"; 4) Lugar y fecha. |
Columnas/filas/celdas: 5) Unidad administrativa productora; 6) Funciones o atribuciones de la unidad administrativa; 7) Carácter de la función o atribución (sustantiva o común); 8) Valores documentales (Administrativo, legal, fiscal, contable); 9) Datos de los archivos (Periodo documental, cantidad de expedientes, cantidad de cajas, peso aproximado kg, metros lineales, estado físico); 10) Metodología de valoración. |
Firmas: 11) Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa productora de la documentación. |